Homeoffice in Zeiten der Corona-Pandemie

Sicherheit im Homeoffice

Wer im Homeoffice arbeitet, der muss sich auch verstärkt selbst um die Sicherheit seines Computers und der Datenverbindung kümmern – sonst können Hacker und Cyberkriminelle leichtes Spiel haben. Im Idealfall sollten Geräte wie Computer und Smartphone genutzt werden, die der Arbeitgeber zur Verfügung gestellt und entsprechend vorbereitet hat.

Bitkom gibt sieben grundsätzliche Empfehlungen, was zu beachten ist.

1. Aktuelle Softwareversionen sowie Anti-Virensoftware verwenden und regelmäßig Updates installieren – so wird bestmöglich sichergestellt, dass Schadsoftware, die über Webseiten oder auch E-Mails eingeschleust werden soll, rechtzeitig erkannt wird.
2. VPN-Zugang nutzen, falls keine Cloud-basierten Dienste eingesetzt werden. Eine sogenannte VPN-Verbindung muss der Arbeitgeber einrichten, dann wird aller Datenverkehr darüber verschlüsselt, so dass kein Dritter Einblick nehmen kann.
3. Komplexe Passwörter benutzen – für das Entsperren des Rechners selbst, aber auch für Online-Dienste, die man damit nutzt.
4. Wo immer möglich Zwei-Faktor-Authentifizierung einsetzen – dabei muss neben dem Passwort zum Beispiel noch ein Code eingegeben werden, der nur auf dem eigenen Smartphone von einer App generiert oder per SMS zugeschickt wird. Viele Online-Dienste bieten diese Möglichkeit inzwischen an, müssen aber in den Einstellungen separat ausgewählt und aktiviert werden.
5. Festplatten verschlüsseln, insbesondere in Notebooks  - wenn das Gerät abhandenkommt oder gestohlen wird, können Dritte nicht auf gespeicherten Daten zugreifen.
6. Rechner sperren, wenn man nicht am Schreibtisch sitzt – damit Familienmitglieder oder Mitbewohner nicht ungewollt Zugang bekommen. Telefonate sollte man so führen, dass niemand mithören kann und der Bildschirm sollte möglichst so stehen, dass niemand direkt draufschauen und/oder mitlesen kann.
7. Vorsicht bei dubiosen oder auffälligen E-Mails von unbekannten Absendern mit Corona-Bezug – es gibt aktuell Fälle von Phishing-Attacken mit solchen E-Mails. Darüber kann Schadsoftware eingeschleust werden, die sich dann im Firmennetz verbreitet.

Weitere Hinweise zum Sicheren Arbeiten im Homeoffice gibt das BSI: Home-Office? – Aber sicher!

5 Tipps aus dem Digital Office in Zeiten von Corona

1) Setzen Sie auf Vielfalt bei den Kommunikationskanälen

Das Digital Office bietet eine große Vielfalt an Kommunikationskanälen, die es jetzt zu nutzen gilt. Bereichern Sie klassische Kommunikationskanäle um digitale Lösungen wie Webkonferenzen, Kollaborationstools und soziale Netzwerke. Dadurch erhalten Sie die interne und externe Kommunikation aufrecht und nach einiger Zeit wird sich eine neue Kultur der Zusammenarbeit entwickeln. Der Bitkom hat dazu eine Übersicht mit digitalen Services erstellt, die derzeit kostenfrei zu nutzen sind.

2) Etablieren Sie eine Kultur des Digital Leadership

Arbeiten im Home Office erfordert Orientierung und Vertrauen. Es gilt Führungsmodelle zu leben, die für Vernetzung, Offenheit, Partizipation und Agilität stehen. Dies bedeutet für Organisationen mit stark hierarchischen Führungsstrukturen einen Mindshift, der allerdings eine notwendige Voraussetzung für Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter ist. Es gilt den Menschen in den Fokus zu stellen, Entscheidungen transparent zu kommunizieren und neue Formen des Vertrauensaustausches zu etablieren. 

3) Verlieren Sie die Compliance nicht aus den Augen

Besondere Zeiten erfordern kreative und manchmal auch pragmatische Lösungen. Besonders mit Blick auf den Datenschutz und die Datensicherheit gilt es aber weiterhin die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien sicherzustellen. Die Nutzung von privater Hard- und Software zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten darf kein Teil einer pragmatischen Lösung sein. Weiterhin sind Sicherheitsstandards auch bei der Arbeit im Home Office zu berücksichtigen. ECM-Lösungen stellen dabei die regelkonforme Arbeit sicher (Bitkom Leitfaden).

4) Beginnen Sie mit der Digitalisierung Ihrer Kundenbeziehungen

Besonders in Krisenzeiten ist die Pflege des Kundenstamms eine wichtige Komponente, um Kontinuität bei den Geschäftsbeziehungen sicherzustellen. Es gilt dabei, den Kunden in den Vordergrund der eigenen unternehmerischen Tätigkeit zu stellen. Dies gelingt, indem Prozesse konsequent Richtung Kunden ausgerichtet und Datensilos aufgebrochen werden. Besonders bei der standortunabhängigen Zusammenarbeit ist es wichtig, dass Wissen in strukturierter Form vorliegt und Maßnahmen der Kundenbindung einen ganzheitlichen Ansatz verfolgen.  

5) Verabschieden Sie sich von Ihren papierbasierten Prozessen

Produktives und standortunabhängiges Arbeiten ist nur denkbar, wenn Büro- und Verwaltungsprozesse frei von Medienbrüchen laufen. Gute digitale Geschäftsprozesse sind transparent, sinnvoll und zweckmäßig (siehe Bitkom Reifegradmodell Digitale Geschäftsprozesse). Durch Technologien, wie die Cloud und digitale Signaturen, lassen sich Dokumente rechtssicher und vollständig digital verarbeiten sowie versenden. Liegen Daten letztlich in strukturierter Form vor, können Automatisierungsprojekte verfolgt werden, durch die sich Mitarbeiter in der Folge auf wertschöpfende Tätigkeiten fokussieren können

FAQ Home Office – 10 goldene Regeln fürs Home Office

Arbeitgeber sollten Ihren Mitarbeitern Home Office-Guidelines bereitstellen, um ein sicheres und datenschutzkonformes Arbeiten zu erleichtern. Übersichten können helfen, die Arbeit im Home Office zu strukturieren und einfache Maßnahmen helfen, die sogenannten technischen und organisatorischen Maßnahmen sicherzustellen.

Einige Maßnahmen muss der Arbeitgeber natürlich ergreifen und etablieren. Hierzu gehören insbesondere das Aufsetzen einer geeigneten IT-Infrastruktur, Zugriffsteuerung (zB über VPN), Ausgabe der Dienstgeräte etc. Auch das Vertragsmanagement (zB bei Auftragsverarbeitungsverträgen auf die Möglichkeit des Home Offices der Mitarbeiter zu achten und dies ggf. mit dem Auftraggeber zu klären).

Folgende Punkte sollten aber auf jeden Fall auch von jedem Arbeitnehmer im Home Office beachtet werden:

• Nutzen sie die vom Arbeitgeber bereitgestellte Geräte, wann immer möglich.
• Sperren Sie Ihren Bildschirm, wenn sie den Arbeitsplatz verlassen.
• Stellen Sie den Bildschirm so, dass kein Dritter direkte Sicht darauf hat.
• Lassen Sie Arbeitsunterlagen und zb auch mobile Datenträger nicht offen liegen.
• Achten Sie bei Druckaufträgen darauf, dass Sie die Papiere direkt aus dem Drucker entnehmen. So stellen Sie sicher, dass kein Dritter Zugang erhält.
• Entsorgen Sie wichtige Unterlagen am besten nur an den dafür eingerichteten Schreddern im Büro. Bis dahin sollten Sie die Papiere an einem verschlossenen Platz sammeln.
• Führen Sie Ihre Telefonate, Videokonferenzen etc. so, dass Mitbewohner, Familienangehörige oder andere Dritte nicht mithören können.
• Sichern Sie Ihr WLAN zu Hause.
• Trennen Sie private Papiere, Notizen und Unterlagen stets von den dienstlichen.
• Achten Sie auch zuhause darauf, die regelmäßig ausgespielten Systemupdates zu installieren.