Hinweise zum Datenschutz für Veranstaltungen des Bitkom e.V.

Im Folgenden möchten wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Veranstaltungen und Gremiensitzungen des Bitkom e.V.  (im Folgenden: „Veranstaltung“) informieren. Die Datenschutzhinweise umfassen die drei üblichen Formate des Bitkom: Präsenzveranstaltungen, hybride Veranstaltungen und Online-Meetings.

1. Verantwortlicher

Für die Datenverarbeitung ist der

Bitkom e.V.
Albrechtstraße 10
10117 Berlin
030 27576-0
bitkom@bitkom.org

(nachfolgend: „wir“), verantwortlich.

2. Zwecke der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlagen

2.1 Anmeldung zur Veranstaltung

Die im Rahmen der Anmeldung zu einer Veranstaltung als Pflichtangaben erhobenen personenbezogenen Daten werden zur Vorbereitung und zur Durchführung der Veranstaltung erhoben. Grundsätzlich verarbeiten wir diese Kategorien personenbezogener Daten, um eine Veranstaltung durchzuführen: Name, Vorname, E-Mail-Adresse (privat oder geschäftlich), Position, Unternehmen. Die Bereitstellung der als Pflichtangaben gekennzeichneten Daten ist zur Teilnahme zwingend erforderlich, um die Durchführung der Veranstaltung zu ermöglichen. Wir verarbeiten Ihre Daten insbesondere für diese Zwecke:

• Zusendung der Anmeldebestätigung
• Erstellung eines Namensschildes bei Präsenzveranstaltungen
• Betreuung vor, während und nach der Veranstaltung
• Erstellung einer Teilnahmeliste
• Weiterleitung der Teilnahmeliste an Speakerinnen und Speaker zur optimalen Vorbereitung auf die Veranstaltung
• ggf. Weiterleitung der Teilnahmeliste an Dritte, die an der Veranstaltungsdurchführung beteiligt sind

Die beschriebene Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (Vertragserfüllung, Veranstaltungsdurchführung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (Wahrung berechtigter Interessen, basierend auf unserem Interesse, die Veranstaltung bestmöglich vorzubereiten).

Für einige unserer Veranstaltungen ist die Angabe weiterer Informationen erforderlich, um bspw. etwaige Sicherheitsanforderungen vor Ort erfüllen zu können. Zu diesem Zweck werden die Daten ggf. auch an Dritte weitergegeben. Grundlage der Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (Interessenabwägung, basierend auf unserem Interesse an der Durchführung der Veranstaltung). Wir werden Sie rechtzeitig über die Angabe der erforderlichen Informationen informieren und diese Daten unmittelbar nach der Veranstaltung löschen.

2.2 Besonderheiten der Teilnahme an einer hybriden Veranstaltung oder einem Online-Meeting

Einige unserer Veranstaltungen finden als Hybridveranstaltung oder als reines Online-Meeting statt. Bei einer hybriden Veranstaltung besteht die Möglichkeit der Teilnahme vor Ort oder virtuell. Im Folgenden finden Sie die notwendigen Informationen für eine Online-Teilnahme sowohl für die hybriden Veranstaltung als auch für reine Online-Meetings. Die Online-Teilnahme an einer hybriden Veranstaltung entspricht der Teilnahme an einem Online-Meeting.

a) Teilnahme über eine Online-Meeting Software

Sofern Sie an der Veranstaltung online teilnehmen, erfolgt die Teilnahme in der Regel über die Online-Meeting Software „Zoom“. „Zoom“ ist ein Dienst der Zoom Video Communications Inc, die ihren Sitz in den USA hat. Die Teilnahme kann auch über die Onlinemeeting Software „Microsoft Teams“, ein Dienst der Microsoft Corporations ebenfalls mit Sitz in den USA, erfolgen. Einige Veranstaltungen führen wir über die Online-Event- und Networking-Plattform HyHyve durch. HyHyve ist ein Dienst der Binary Please UG mit Sitz in Deutschland. Der Dienst der jeweiligen Online-Meeting Software wird uns als Auftragsverarbeitung zur Verfügung gestellt.

Bei einer Online-Teilnahme können die folgenden Kategorien von personenbezogenen Daten Gegenstand der Verarbeitung sein:

• Angaben zu Ihrer Person: Vorname, Nachname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Passwort, Profilbild, Abteilung
• Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung, IP-Adressen der Teilnehmerin bzw. des Teilnehmers, Geräte-/ Hardware-Informationen bei Aufzeichnungen: MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei aller Online-Meeting-Chats
• bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit, ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden
• Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktion zu nutzen. Hierbei werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen und ggf. zu protokollieren.

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist freiwillig. Einige der genannten Daten sind jedoch zur Durchführung der Veranstaltung erforderlich und daher als Pflichtangaben gekennzeichnet. Die Bereitstellung dieser Daten ist zur Teilnahme zwingend erforderlich, um die durch Durchführung der Veranstaltung zu ermöglichen.

Die Mitteilung anderer Daten ist freiwillig, kann aber für die Nutzung von bestimmten Services oder Funktionen erforderlich sein. Auch diese Daten sind als Pflichtfelder gekennzeichnet. Die Nichtbereitstellung der Pflichtangaben hat zur Folge, dass der betreffende Service oder die betreffende Funktion nicht erbracht werden kann. Bei optionalen Daten kann die Nichtbereitstellung zur Folge haben, dass wir das Online-Meeting nicht in gleicher Form und in gleichem Umfang wie üblich erbringen können.

Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden während der Dauer der Veranstaltung die Daten des Mikrofons und/ oder der Videokamera Ihres Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera und/ oder das Mikrofon jederzeit über die Onlinemeeting-Software des Anbieters deaktivieren bzw. stummschalten. Nähere Informationen zur Datenverarbeitung entnehmen Sie den Datenschutzhinweisen von Zoom: https://explore.zoom.us/de/privacy/, Teams: https://learn.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy oder HyHyve: https://www.hyhyve.com/de/datenschutz/.

Wenn es zur Protokollierung der Veranstaltung erforderlich ist, werden wir die Texteingaben, die im Online-Meeting erfolgen, vermerken. Im Falle von Veranstaltungen in Form eines Webinars können wir zum Zwecke der Aufzeichnung und der Nachbereitung von Webinaren die gestellten Fragen der Teilnehmenden weiterverarbeiten.

Rechtsgrundlagen für die beschriebenen Datenverarbeitungen sind Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG (Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses der Bitkom-Gruppe, soweit ein Arbeitsverhältnis besteht). Soweit kein Beschäftigungsverhältnis zur Bitkom-Gruppe besteht, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Wahrnehmung berechtigter Interessen, basierend auf unserem Interesse, Online-Meetings durchzuführen, diese effizient zu gestalten und unseren satzungsgemäßen Auftrag zu erfüllen).

b) Teilnahme über einen Livestream

Einige unserer Veranstaltungen werden über einen Livestream übertragen, den Sie über unsere Webseite www.bitkom.org abrufen können. Der Livestream wird auf unserer Webseite über die Drittanbieter YouTube oder Vimeo eingebettet, die nicht auf unseren Servern gespeichert sind. Ein Aufruf unserer Seiten mit eingebettetem Livestream führt dazu, dass Inhalte des jeweiligen Drittanbieters nachgeladen werden, der den Livestream bereitstellt. Hierdurch erhält der jeweilige Drittanbieter die Information, dass Sie unsere Seite aufgerufen haben sowie die in diesem Rahmen technisch erforderlichen Nutzungsdaten. 

Wir haben auf die weitere Datenverarbeitung durch die Drittanbieter keinen Einfluss. Allerdings haben wir bei der Einbettung des Livestreams darauf geachtet, den vom jeweiligen Drittanbieter angebotenen erweiterten Datenschutzmodus zu aktivieren. Der erweiterte Datenschutzmodus führt dazu, dass der jeweilige Drittanbieter nicht automatisch Cookies setzt. Um den Livestream abspielen zu können, ist es jedoch erforderlich, dass Sie dem Setzen von bestimmten Cookies (Social-Media-Cookies) zustimmen. Anderenfalls kann der Livestream nicht starten.  

Das Abrufen des Livestreams erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), sofern Sie Ihre Einwilligung über unser Banner abgegeben haben. Bitte beachten Sie, dass die Einbettung von Videos dazu führen kann, dass Ihre Daten außerhalb der EU bzw. des EWR verarbeitet werden. Sofern die Daten außerhalb der EU bzw. des EWR (insbesondere in den USA) verarbeitet werden, machen wir in der nachfolgenden Tabelle Angaben zum Datenschutzniveau.

2.3 Informationen über geplante Fotoaufnahmen auf der Veranstaltung

Bei einigen Veranstaltungen werden wir zum Zwecke der Öffentlichkeitsarbeit Fotoaufnahmen anfertigen. Sobald dies der Fall ist, werden wir Sie spätestens zu Beginn der Veranstaltung darüber informieren. Es werden in der Regel Fotoaufnahmen von Personen angefertigt, die eine besondere Rolle einnehmen (z.B. Speakerinnen und Speaker, Moderatorinnen und Moderatoren, etc.) oder Gruppierungen von Teilnehmenden zeigen sowie die Atmosphäre der Veranstaltung darstellen.  

Wir veröffentlichen diese Fotos

• auf der Bitkom-Webseite,
• auf unseren Seiten in den sozialen Netzwerken wie LinkedIn, Twitter und Instagram sowie im Bitkom-Mitgliederportal,
• zur Erstellung eines Foto-Recap oder Highlightvideos der Veranstaltung.

Sofern Sie auf diesen Fotoaufnahmen nicht erscheinen möchten, bitten wir Sie darum, dies der Fotografin bzw. dem Fotografen mitzuteilen.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung hinsichtlich der Aufnahme von Fotos ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Wahrnehmung berechtigter Interessen, basierend auf unserem Interesse, die Veranstaltung für Zwecke der Öffentlichkeitsarbeit mit Lichtbildern zu dokumentieren und diese dann zu Informations- und Repräsentationszwecken zu verwenden). Sie können der Datenverarbeitung widersprechen.

2.4 Informationen über Aufzeichnung und Livestream der Veranstaltung

Einige unserer Veranstaltungen werden live gestreamt oder aufgezeichnet, um zum Zwecke der Öffentlichkeitsarbeit die Veranstaltung Interessierten an einem anderen Ort oder im Nachhinein zugänglich machen zu können. Wenn dies der Fall ist, werden wir Sie spätestens bei Beginn der Veranstaltung darauf hinweisen. Bei einer Online-Teilnahme wird Ihnen die Tatsache der Aufzeichnung in der Online-Meeting Software selbst angezeigt.

In der Regel werden bei einer Aufzeichnung oder einem Livestream Personen gefilmt, die auf der Veranstaltung eine besondere Rolle einnehmen (z.B. Speakerinnen und Speaker, Moderatorinnen und Moderatoren etc.). Aufgrund der Kameraeinstellung am Veranstaltungsort besteht jedoch die Möglichkeit, dass Sie als Teilnehmende im Livestream oder bei der Aufzeichnung erkennbar gefilmt werden. Dies gilt sowohl für die Teilnahme vor Ort als auch für die Online-Teilnahme. Wenn Sie auf den Aufnahmen nicht erscheinen möchten, bitten wir Sie darum, sich entweder so am Veranstaltungsort zu positionieren, dass die Kamera sie nicht erfassen kann oder bei einer Online-Teilnahme die Kamera an Ihrem Endgerät auszustellen.

Wir beabsichtigen, den Livestream und die Aufzeichnung auf der Plattform YouTube zu veröffentlichen. Gegebenenfalls nutzen wir die Aufzeichnung auch nur für interne Zwecke (z.B. Zurverfügungstellung gegenüber den Teilnehmenden, Dokumentationszwecke).

Rechtsgrundlage der beschriebenen Datenverarbeitung ist Art. 6 lit. f) DSGVO (Wahrnehmung berechtigter Interessen, basierend auf unserem Interesse die Veranstaltung zum Zwecke der Öffentlichkeitsarbeit mit Filmaufnahmen zu dokumentieren und diese zu Informations- und Repräsentationszwecken zu verwenden). Sie können der Datenverarbeitung widersprechen.

2.5 Newsletter und Informationen über Veranstaltungen und Mitgliedschaft im Bitkom

Sofern Sie sich für die Veranstaltung über eine Webseite angemeldet haben, haben Sie ferner die Möglichkeit, sich freiwillig für den Newsletter bzw. zu Mailings für künftige Veranstaltungen und Dienstleistungen sowie Informationen zur Mitgliedschaft bei der Bitkom-Gruppe (Bitkom e.V., Bitkom Servicegesellschaft mbH und DFA Digital für alle gGmbH) anzumelden. Nach der Anmeldung erhalten Sie eine E-Mail, in der Sie zur Verifizierung Ihre E-Mailadresse bestätigen müssen (sog. Double-Opt-In-Verfahren). Rechtsgrundlage für die Speicherung der E-Mailadresse und die Zusendung der Informationen ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a), 7 DSGVO, die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können. Eine unkomplizierte Möglichkeit zum Widerruf erhalten Sie z. B. über den in jeder Mail vorhandenen Link zur Abbestellung.

Im Rahmen der Anmeldung zum Newsletter und zum Mailing speichern wir über die bereits genannten Daten hinaus weitere Daten, sofern diese erforderlich sind, damit wir nachweisen können, dass Sie unseren Newsletter bestellt haben. Dies kann die Speicherung der vollständigen IP-Adresse zum Zeitpunkt der Bestellung bzw. der Bestätigung des Newsletters umfassen, sowie eine Kopie der von uns versendeten Bestätigungsmail. Die entsprechende Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO und erfolgt in dem Interesse, über die Rechtmäßigkeit der Einwilligung Rechenschaft ablegen zu können.

3. Datenweitergabe an Dritte

3.1 Datenweitergabe im Falle von Partnerschaft oder Sponsoring

Einige unserer Veranstaltungen werden durch Partnerunternehmen oder Sponsoren unterstützt. In diesem Fall haben Sie die Möglichkeit, der Weitergabe Ihrer Daten an unsere Partnerunternehmen / Sponsoren zuzustimmen, so dass diese Ihnen werbliche Informationen zukommen lassen können. Die Datenweitergabe an unsere Partnerunternehmen / Sponsoren erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Unsere Partnerunternehmen / Sponsoren können Sie der im Einwilligungstext verlinkten Übersicht entnehmen.

Einige der Partnerunternehmen / Sponsoren haben ihren Sitz in Ländern außerhalb der Europäischen Union. Einige dieser Länder gelten datenschutzrechtlich als unsichere Drittländer, weil dort die Datenschutzgesetze allgemein personenbezogene Daten nicht in demselben Maße schützen, wie es in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union der Fall ist. So kann nicht ausgeschlossen werden, dass Behörden erlaubt wird, auf Daten zuzugreifen, ohne dass die Betroffenen effektiven Rechtsschutz gegen diesen Zugriff geltend machen können. Ferner können die Rechte der Betroffenen eingeschränkt sein.

Die Erteilung der Einwilligung ist freiwillig und für die Veranstaltungsteilnahme nicht erforderlich. Sie können die Einwilligung zudem jederzeit mit Wirkung für die Zukunft per E-Mail unter datenschutz@bitkom.org widerrufen. Bitte beachten Sie, dass ab dem Zeitpunkt der Datenübermittlung, insbesondere für die Zusendung der Werbung, die datenschutzrechtliche Verantwortlichkeit bei unserem Partnerunternehmen / Sponsor liegt.

3.2 Datenweitergabe an die Bitkom-Gruppe

Sofern Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben, dies zur Durchführung der Veranstaltung erforderlich ist oder wir ein berechtigtes Interesse daran haben, geben wir Ihre Daten im erforderlichen Umfang an andere Gesellschaften der Bitkom-Gruppe weiter.

3.3. Datenweitergabe im Rahmen der Online-Teilnahme

Wir weisen Sie darauf hin, dass die Inhalte, die aus dem Online-Meeting stammen, allen Teilnehmenden zur Verfügung stehen. Sofern Sie online an der Veranstaltung teilnehmen, hat der Anbieter der Onlinemeeting-Software Zugang zu Ihren Daten, soweit dies im Rahmen der Auftragsverarbeitung vorgesehen ist. Dies gilt nicht, soweit wir ein Online-Meeting mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung durchführen. In diesem Fall kann der Anbieter der Onlinemeeting-Software nicht auf die Inhalte eines Online-Meetings zugreifen.

3.4 Datenweitergabe an externe Dienstleister und sonstige Personen

Bei einigen unserer Veranstaltungen unterstützen uns Dritte bei der Durchführung. Dies sind Dienstleister oder Personen der folgenden Kategorien:

• Hosting-Dienstleister für den Betrieb unserer Server
• Dienstleister für den Anmeldeprozess (Xing Events GmbH)
• Dienstleister für die Bereitstellung eines Videokonferenzsystems (Zoom, Microsoft)
• Dienstleister für die Bereitstellung der Online-Event- und Networking-Plattform HyHyve (Binary Please UG)
• E-Mail-Versand-Dienstleister für den Versand von E-Mails im Zusammenhang mit Ihrer Veranstaltungsteilnahme sowie für den Versand von Mailings
• Speakerinnen und Speaker zur Vorbereitung auf eine Veranstaltung

Von uns eingesetzte Dienstleister müssen besondere Vertraulichkeitsanforderungen erfüllen. Sie erhalten nur in dem Umfang und für den Zeitraum Zugang zu Ihren Daten, der für die Erfüllung der Aufgaben erforderlich ist.

Einige der von uns eingesetzten Dienstleister befinden sich in einem Drittland außerhalb der Europäischen Union, für das kein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vorliegt und das einen niedrigeren Datenschutzstandard als die Europäische Union aufweist. Dies kann dazu führen, dass Dritte, z.B. Sicherheitsbehörden, Zugriff auf Ihre Daten erhalten, ohne dass Sie hiervon Kenntnis erlangen oder dass Ihre Betroffenenrechte eingeschränkt werden. In diesen Fällen verpflichten wir die Dienstleister durch sog. Standardvertragsklauseln der EU-Kommission oder durch gleichermaßen geeignete Maßnahmen zur Einhaltung eines europäischen Datenschutzniveaus. Weitere Informationen oder Kopien der Standardvertragsklauseln erhalten Sie auf Anfrage bei unserem Datenschutzbeauftragten.

4. Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies zur Erfüllung der angegebenen Zwecke erforderlich ist oder für die Dauer von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Die im Rahmen der Veranstaltungsteilnahme verarbeiteten Daten werden grundsätzlich für die Dauer der Veranstaltung gespeichert und gelöscht, sobald diese zur Vertragsdurchführung und -abwicklung nicht mehr benötigt werden (i.d.R. nach fünf Jahren) und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (mehr) bestehen.

Sofern Sie unseren Newsletter abonniert bzw. in unser Mailing eingewilligt haben, speichern wir Ihren Namen und Ihre E-Mailadresse bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung. Die Daten, die wir zum Nachweis der Newsletter-Einwilligung benötigen, speichern wir darüber hinaus bis zum Ablauf der Verjährungsfrist von drei Jahren.

5. Rechte der betroffenen Person

Sie haben als betroffene Person das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO) sowie auf Löschung, sofern einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt. Es besteht zudem das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegt und in den Fällen des Art. 20 DSGVO das Recht auf Datenübertragbarkeit.

Erfolgt die Datenverarbeitung aufgrund einer Einwilligung, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Sie haben zudem das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einzulegen, sofern die Datenverarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO beruht. Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die gegenüber Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen.

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an datenschutz@bitkom.org.

Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde.

6. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter

datenschutz nord GmbH
Kurfürstendamm 212
10719 Berlin
E-Mail: office@datenschutz-nord.de