Teilnahme an Veranstaltungen der Bitkom-Gruppe

Grundsätzlich verarbeiten wir in diesem Zusammenhang diese Kategorien personenbezogener Daten: Name, E-Mail-Adresse (privat oder geschäftlich), Telefonnummer (privat oder geschäftlich), Unternehmen, Position, Anschrift (geschäftlich). Wir verarbeiten Ihre Daten insbesondere für diese Zwecke:

• Zusendung der Anmeldebestätigung
• Erstellung eines Namensschildes bei Präsenzveranstaltungen
• Betreuung vor, während und nach der Veranstaltung
• Erstellung einer Teilnahmeliste
• Weiterleitung der Teilnahmeliste an Speakerinnen und Speaker zur optimalen Vorbereitung auf die Veranstaltung
• ggf. Weiterleitung der Teilnahmeliste an Dritte, die an der Veranstaltungsdurchführung beteiligt sind

Die beschriebene Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (Vertragserfüllung, Veranstaltungsdurchführung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (Wahrung berechtigter Interessen, basierend auf unserem Interesse, die Veranstaltung bestmöglich vorzubereiten).

Für einige unserer Veranstaltungen ist die Angabe weiterer Informationen erforderlich, um bspw. etwaige Sicherheitsanforderungen vor Ort erfüllen zu können. Zu diesem Zweck werden die Daten ggf. auch an Dritte weitergegeben. Grundlage der Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (Interessenabwägung, basierend auf unserem Interesse an der Durchführung der Veranstaltung). Wir werden Sie rechtzeitig über die Angabe der erforderlichen Informationen informieren und diese Daten unmittelbar nach der Veranstaltung löschen.

Besonderheiten der Teilnahme an einer hybriden Veranstaltung oder einem Online-Meeting

Einige unserer Veranstaltungen finden hybrid oder als reines Online-Meeting/Konferenz statt. Bei einer hybriden Veranstaltung besteht die Möglichkeit der Teilnahme vor Ort oder virtuell. Im Folgenden finden Sie die notwendigen Informationen für eine Online-Teilnahme sowohl für die hybriden Veranstaltung als auch für reine Online-Meetings. Die Online-Teilnahme an einer hybriden Veranstaltung entspricht der Teilnahme an einem Online-Meeting.
 

Teilnahme über eine Online-Meeting Software
Sofern Sie an der Veranstaltung online teilnehmen, erfolgt die Teilnahme in der Regel über die Online-Meeting Software „Zoom“. „Zoom“ ist ein Dienst der Zoom Video Communications Inc, die ihren Sitz in den USA hat. Die Teilnahme kann auch über die Onlinemeeting Software „Microsoft Teams“, ein Dienst der Microsoft Corporations ebenfalls mit Sitz in den USA, erfolgen. Der Dienst der jeweiligen Online-Meeting Software wird uns als Auftragsverarbeitung zur Verfügung gestellt.

Bei einer Online-Teilnahme können die folgenden Kategorien von personenbezogenen Daten Gegenstand der Verarbeitung sein:

• Angaben zu Ihrer Person: Vorname, Nachname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Passwort, Profilbild, Abteilung
• Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung, IP-Adressen der Teilnehmerin bzw. des Teilnehmers, Geräte-/ Hardware-Informationen bei Aufzeichnungen: MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei aller Online-Meeting-Chats
• bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit, ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden
• Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktion zu nutzen. Hierbei werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen und ggf. zu protokollieren.

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist freiwillig. Einige der genannten Daten sind jedoch zur Durchführung der Veranstaltung erforderlich und daher als Pflichtangaben gekennzeichnet. Die Bereitstellung dieser Daten ist zur Teilnahme zwingend erforderlich, um die durch Durchführung der Veranstaltung zu ermöglichen.

Die Mitteilung anderer Daten ist freiwillig, kann aber für die Nutzung von bestimmten Services oder Funktionen erforderlich sein. Auch diese Daten sind als Pflichtfelder gekennzeichnet. Die Nichtbereitstellung der Pflichtangaben hat zur Folge, dass der betreffende Service oder die betreffende Funktion nicht erbracht werden kann. Bei optionalen Daten kann die Nichtbereitstellung zur Folge haben, dass wir das Online-Meeting nicht in gleicher Form und in gleichem Umfang wie üblich erbringen können.

Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden während der Dauer der Veranstaltung die Daten des Mikrofons und/ oder der Videokamera Ihres Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera und/ oder das Mikrofon jederzeit über die Onlinemeeting-Software des Anbieters deaktivieren bzw. stummschalten. Nähere Informationen zur Datenverarbeitung entnehmen Sie den Datenschutzhinweisen von Zoom: https://explore.zoom.us/de/privacy/ oder Teams: https://learn.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy.

Wenn es zur Protokollierung der Veranstaltung erforderlich ist, werden wir die Texteingaben, die im Online-Meeting erfolgen, vermerken. Im Falle von Veranstaltungen in Form eines Webinars können wir zum Zwecke der Aufzeichnung und der Nachbereitung von Webinaren die gestellten Fragen der Teilnehmenden weiterverarbeiten.

Rechtsgrundlagen für die beschriebenen Datenverarbeitungen sind Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG (Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses der Bitkom-Gruppe, soweit ein Arbeitsverhältnis besteht). Soweit kein Beschäftigungsverhältnis zur Bitkom-Gruppe besteht, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Wahrnehmung berechtigter Interessen, basierend auf unserem Interesse, Online-Meetings durchzuführen, diese effizient zu gestalten und unseren satzungsgemäßen Auftrag zu erfüllen).

Teilnahme über einen Livestream
Einige unserer Veranstaltungen werden über einen Livestream übertragen, den Sie über unsere Webseite www.bitkom.org abrufen können. Der Livestream wird auf unserer Webseite über den Drittanbieter YouTube eingebettet, der nicht auf unseren Servern gespeichert ist. Aus Gründen des Datenschutzes werden jedoch – wenn Sie unsere Website aufrufen – noch keine Inhalte der Drittanbieter nachgeladen und die Drittanbieter erhalten keine Informationen. Erst wenn Sie Ihre Einwilligung über unser Banner erteilen, werden Inhalte der Drittanbieter nachgeladen. Hierdurch erhalten die Drittanbieter die Information, dass Sie unsere Seite aufgerufen haben sowie die in diesem Rahmen technisch erforderlichen Nutzungsdaten. Außerdem sind die Drittanbieter dann in der Lage, Trackingtechnologien zu implementieren.

Wir haben auf die weitere Datenverarbeitung durch die Drittanbieter keinen Einfluss. Allerdings haben wir bei der Einbettung des Livestreams darauf geachtet, den vom jeweiligen Drittanbieter angebotenen erweiterten Datenschutzmodus zu aktivieren. Der erweiterte Datenschutzmodus führt dazu, dass der jeweilige Drittanbieter nicht automatisch Cookies setzt. Um den Livestream abspielen zu können, ist es jedoch erforderlich, dass Sie dem Setzen von bestimmten Cookies (Social-Media-Cookies) zustimmen. Anderenfalls kann der Livestream nicht starten.

Das Abrufen des Livestreams erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), sofern Sie Ihre Einwilligung über unser Banner abgegeben haben.

Einige unserer Veranstaltungen werden auf der Eventplattform von Swapcard durchgeführt. Damit Sie hieran teilnehmen können, wird für Sie auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO ein Nutzerprofil erstellt, in dem Ihr Name, Ihre E-Mailadresse, Ihre Position, Ihr Unternehmen hinterlegt werden. Ohne Erstellung eines Nutzerprofils können Sie nicht an der Veranstaltung teilnehmen.

Ihr Profil ist grundsätzlich so eingestellt, dass Ihre Angaben nicht für andere App-Nutzer sichtbar sind. Wir würden uns jedoch freuen, wenn Sie Ihre Daten auch für andere Nutzer sichtbar machen, um den Informationsaustausch und das Networking zu fördern. Sie können Ihrem Nutzerprofil darüber hinaus optional weitere Daten von Ihnen hinzufügen, z.B. ein Profilbild. Die vorgenannten Datenverarbeitungen sind freiwillig und basieren auf Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO, die Sie jederzeit widerrufen können, z.B. durch Änderung oder Löschung Ihrer Profileinstellungen oder unter datenschutz@bitkom.org.

Weitere Informationen rund um Swapcard und die Networking App erhalten Sie hier https://www.swapcard.com/privacy-policy/.

Bei einigen Veranstaltungen werden wir zum Zwecke der Öffentlichkeitsarbeit Foto- und/oder Videoaufnahmen anfertigen. Sobald dies der Fall ist, werden wir Sie spätestens zu Beginn der Veranstaltung darüber informieren. Es werden in der Regel Foto- und Videoaufnahmen von Personen angefertigt, die eine besondere Rolle einnehmen (z.B. Speakerinnen und Speaker, Moderatorinnen und Moderatoren, etc.) oder Gruppierungen von Teilnehmenden zeigen sowie die Atmosphäre der Veranstaltung darstellen.

Wir veröffentlichen diese Fotos und/oder Videos

• auf der Bitkom-Webseite,
• auf unseren Seiten in den sozialen Netzwerken wie LinkedIn, Twitter und Instagram sowie im Bitkom-Mitgliederportal,
• zur Erstellung eines Foto-Recap oder Highlightvideos der Veranstaltung.

Sofern Sie auf diesen Foto- oder Videoaufnahmen nicht erscheinen möchten, bitten wir Sie darum, dies der Fotografin bzw. dem Fotografen mitzuteilen.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung hinsichtlich der Aufnahme von Fotos und/oder Videos ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Wahrnehmung berechtigter Interessen, basierend auf unserem Interesse, die Veranstaltung für Zwecke der Öffentlichkeitsarbeit mit Lichtbildern zu dokumentieren und diese dann zu Informations- und Repräsentationszwecken zu verwenden). Sie können der Datenverarbeitung widersprechen.

Einige unserer Veranstaltungen werden live gestreamt oder aufgezeichnet, um zum Zwecke der Öffentlichkeitsarbeit die Veranstaltung Interessierten an einem anderen Ort oder im Nachhinein zugänglich machen zu können. Wenn dies der Fall ist, werden wir Sie spätestens bei Beginn der Veranstaltung darauf hinweisen. Bei einer Online-Teilnahme wird Ihnen die Tatsache der Aufzeichnung in der Online-Meeting Software selbst angezeigt.

In der Regel werden bei einer Aufzeichnung oder einem Livestream Personen gefilmt, die auf der Veranstaltung eine besondere Rolle einnehmen (z.B. Speakerinnen und Speaker, Moderatorinnen und Moderatoren etc.). Aufgrund der Kameraeinstellung am Veranstaltungsort besteht jedoch die Möglichkeit, dass Sie als Teilnehmende im Livestream oder bei der Aufzeichnung erkennbar gefilmt werden. Dies gilt sowohl für die Teilnahme vor Ort als auch für die Online-Teilnahme. Wenn Sie auf den Aufnahmen nicht erscheinen möchten, bitten wir Sie darum, sich entweder so am Veranstaltungsort zu positionieren, dass die Kamera sie nicht erfassen kann oder bei einer Online-Teilnahme die Kamera an Ihrem Endgerät auszustellen.

Wir beabsichtigen, den Livestream und die Aufzeichnung auf der Plattform YouTube zu veröffentlichen. Gegebenenfalls nutzen wir die Aufzeichnung auch nur für interne Zwecke (z.B. Zurverfügungstellung gegenüber den Teilnehmenden, Dokumentationszwecke).

Rechtsgrundlage der beschriebenen Datenverarbeitung ist Art. 6 lit. f) DSGVO (Wahrnehmung berechtigter Interessen, basierend auf unserem Interesse die Veranstaltung zum Zwecke der Öffentlichkeitsarbeit mit Filmaufnahmen zu dokumentieren und diese zu Informations- und Repräsentationszwecken zu verwenden). Sie können der Datenverarbeitung widersprechen.

Sofern Sie sich für die Veranstaltung über eine Webseite angemeldet haben, haben Sie ferner die Möglichkeit, sich freiwillig für den Newsletter bzw. zu Mailings für künftige Veranstaltungen und Dienstleistungen sowie Informationen zur Mitgliedschaft bei der Bitkom-Gruppe anzumelden. Nach der Anmeldung erhalten Sie eine E-Mail, in der Sie zur Verifizierung Ihre E-Mailadresse bestätigen müssen (sog. Double-Opt-In-Verfahren). Rechtsgrundlage für die Speicherung der E-Mailadresse und die Zusendung der Informationen ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a), 7 DSGVO, die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können. Eine unkomplizierte Möglichkeit zum Widerruf erhalten Sie z. B. über den in jeder Mail vorhandenen Link zur Abbestellung.

Im Rahmen der Anmeldung zum Newsletter und zum Mailing speichern wir über die bereits genannten Daten hinaus weitere Daten, sofern diese erforderlich sind, damit wir nachweisen können, dass Sie unseren Newsletter bestellt haben. Dies kann die Speicherung der vollständigen IP-Adresse zum Zeitpunkt der Bestellung bzw. der Bestätigung des Newsletters umfassen, sowie eine Kopie der von uns versendeten Bestätigungsmail. Die entsprechende Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO und erfolgt in dem Interesse, über die Rechtmäßigkeit der Einwilligung Rechenschaft ablegen zu können.

Wir verwenden Ihre im Zusammenhang mit der Anmeldung zu einer Veranstaltung der Bitkom Servicegesellschaft mbH angegebene E-Mail-Adresse für Direktwerbung für eigene ähnliche Veranstaltungsformate. Diese Veranstaltungsempfehlungen erhalten Sie unabhängig davon, ob Sie unseren Newsletter abonniert haben. Wir wollen Ihnen auf diesem Weg Informationen über Veranstaltungen und Themen zukommen lassen, die Sie aufgrund Ihrer bisherigen Anmeldungen zu unseren Veranstaltungen interessieren könnten. Sofern Sie diese Veranstaltungsempfehlungen nicht erhalten wollen, können Sie dem jederzeit widersprechen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen. Eine formlose Mitteilung an die Adresse datenschutz@bitkom.org ist ausreichend. Alternativ können Sie auch den in jeder E-Mail enthaltenen Abmeldelink nutzen. Rechtsgrundlagen für die beschriebene Datenverarbeitung sind Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interessenabwägung, basierend auf unserem Interesse, bestehenden Kunden Werbung zu unterbreiten) sowie § 7 Abs. 3 UWG (Verarbeitung Ihrer E-Mail-Adresse für Direktwerbung).

Sie können nach Maßgabe von Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen.

Sollten Ihre Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie nach Maßgabe von Art. 16 DSGVO die Berichtigung Ihrer Daten verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.

Sie haben nach Maßgabe von Art. 17 DSGVO das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen.

Sie haben nach Maßgabe von Art. 18 DSGVO das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen.

Sie sind berechtigt, bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einzureichen, wenn Sie mit der Verarbeitung Ihrer Daten nicht einverstanden sind.

Sie haben nach Maßgabe von Art. 20 DSGVO das Recht, personenbezogene Daten, die Sie uns mitgeteilt haben, in einem elektronischen Format zu erhalten.

Sie haben das Recht, eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten, welche Sie uns gegenüber erteilt haben, jederzeit zu widerrufen. Am einfachsten können Sie eine von Ihnen erteilte Einwilligung widerrufen, indem Sie sich per E-Mail an die unten genannten Kontaktdaten wenden. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf durchgeführten Verarbeitung Ihrer Daten.