Facts & Views: Die E-Rechnung in Wirtschaft und Verwaltung

FAQ - Wissenswertes zur E-Rechnung

Definition Elektronische Rechnung (E-Rechnung)

Eine elektronische Rechnung erlaubt einen medienbruchfreien Rechnungsaustausch.

Dafür müssen zwei Bedingungen erfüllt sein:

Die Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und
Das Format ermöglicht eine automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung.

Eine lediglich elektronisch versendete Rechnung – beispielsweise eine Rechnung, die als PDF an eine E-Mail angehängt ist und ausschließlich unstrukturierte Daten enthält – wird nicht als elektronische Rechnung verstanden. Denn der Rechnungsempfänger kann unstrukturiert empfangene Rechnungsinhalte nur mit zusätzlichen Zwischenschritten (z. B. Texterkennung über Optical Character Recognition) in seinen Systemen digital weiterverarbeiten.

Rechtlicher Hintergrund

Ein bedeutender Treiber für die E-Rechnung ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU. Diese hat zum Ziel, den grenzüberschreitenden Handel des europäischen Binnenmarktes durch die elektronische Rechnung zu stärken. Zunächst verpflichtete sie öffentliche Auftraggeber auf Ebene von Bund und Ländern sukzessive dazu, bis spätestens zum 18. April 2020 elektronische Rechnungen annehmen und verarbeiten zu können. Von besonderer Bedeutung: Mit der E-Rechnungverordnung (ERechV) werden auch alle Auftragnehmer des Bundes verpflichtet, ihre Rechnungen ab 27. November 2020 elektronisch zu stellen. Es ist daher zu erwarten, dass hiervon eine erhebliche Impulswirkung für die gesamte Wirtschaft ausgeht und künftig auch zwischen B2B-Marktteilnehmern verstärkt auf die elektronische Rechnung gesetzt wird. Eine Vision für den europäischen Wirtschaftsraum sieht grenzüberschreitende digitale Ökosysteme vor, in dem private und öffentliche Organisationen unabhängig ihrer Größe bei geringen Transaktionskosten miteinander in Austausch treten können. Ein Stück des Weges bis zur Umsetzung dieser Vision mit medienbruchfreien Geschäftsprozessen und digitalisierten Wertschöpfungsketten ist allerdings noch zu gehen. Die Realität sieht nämlich bislang anders aus: Rechnungen werde immer noch größtenteils in Papierform erstellt und empfangen. Darüber hinaus verstehen immer noch viele Organisationen das einfache PDF als E-Rechnung, was in der Konsequenz dazu führt, dass lediglich ca. ein Fünftel der Unternehmen in Deutschland zum strukturierten elektronischen Rechnungsaustausch fähig sind. (Bitkom 2018).

Im Fokus

Der Bitkom stellt nützliche Handlungshilfen zur Verfügung, um Organisationen bei der Einführung der E-Rechnung zu unterstützen. Zu Beginn bietet sich in der Regel eine digitale Standortbestimmung des Rechnungseingangs und Rechnungsausgangs an, die mithilfe des „Bitkom Reifegradmodells Digitale Geschäftsprozesse“ durchgeführt werden kann. Darüber hinaus gibt der Leitfaden „Die 10 Merksätze zu elektronischen Rechnungen“ einen schnellen Einblick in die Thematik, um Wissenswertes kurz und prägnant auf einem Blick zu finden. Für den inhaltlichen Tiefgang zu den Compliance-Anforderungen bei Rechnungsdokumenten ist die „GoBD-Checkliste für Dokumentenmanagement-Systeme (Version 2.0)“ zu empfehlen. Darüber hinaus haben wir ein Webevent mit Expertinnen und Experten des Bundesministeriums des Innern, für Bau und Heimat, Forum elektronische Rechnung Deutschland, Zentralverband des Deutschen Handwerks durchgeführt, um sich gemeinsam über Chancen für Wirtschaft und Verwaltung auszutauschen, aber auch über aktuelle Herausforderungen zu sprechen.

Positionspapier

Person sitzt vor einer Rechnung vor Papier und einem Tablet

Im Video: Chancen ergreifen Die E-Rechnung in Wirtschaft und Verwaltung

Artikel

Zwei Kinder sitzen am Schreibtisch mit Laptops und Taschenrechnern

Webevent: Die E-Rechnung in Wirtschaft und Verwaltung

Hilfreiche Links

An dieser Stelle soll ebenfalls auf Informationsmaterialien des Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) aufmerksam gemacht werden. So hat das FeRD eine nützliche Bund-Länder-Übersicht zusammengestellt und mit dem Leitfaden „Die elektronische Rechnung – Hinweise für kleine und mittlere Unternehmen“ ein Dokument veröffentlicht, das vor allem KMU als Orientierung dienen soll. Spezifische Informationen zur XRechung werden durch die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) zur Verfügung gestellt.

Auf der Website e-rechnung-bund.de erfahren Sie Wissenswertes zur Einführung der E-Rechnung in der Bundesverwaltung.

Bitkom Gremien

Die E-Rechnung ist im Bitkom ein Querschnittthema, das in mehrere Gremien adressiert wird. Im Verwaltungskontext beschäftigt sich der Arbeitskreis Digitale Verwaltung mit der E-Rechnung, im privatwirtschaftlichen Bereich die Arbeitskreise Digital Office Compliance und Business Communication Solutions.

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