Was sind die wichtigsten Merkmale und Einsatzmöglichkeiten der Technologie? Prozesse sind die Grundlage aller Tätigkeiten und Abläufe in Unternehmen und Behörden. Dazu zählen Kernprozesse, Managementprozesse und Unterstützungsprozesse. In den meisten Unternehmen sind einzelne Prozesse in unterschiedlichen Systemen teilweise automatisiert, allerdings mit dem Fokus auf das jeweilige System. So findet man beispielsweise ERP-nahe Prozesse im ERP-System, dokumentenzentrische Prozesse im DMS, Kundenprozesse im CRM. Für eine ganzheitliche Prozessoptimierung ist es daher unerlässlich eine Prozessautomatisierungssoftware einzusetzen, die in der Lage ist, Funktionen und Teilprozesse in unterschiedlichen Systemen entlang der jeweiligen Prozesskette miteinander zu verbinden, „Orchestrierung“ genannt.
Wie kann die Technologie zur Verbesserung und Effizienzsteigerung von Prozessen beitragen? Eine Orchestrierung ermöglicht es, Unternehmensprozesse beliebig an die Anforderungen der optimalen Abläufe anzupassen, anstelle davon, dass Prozesse an den Grenzen der einzelnen Systeme ausgerichtet werden. Prozesse sind einem ständigen Wandel ausgesetzt, sei es durch organisatorische Veränderungen oder geänderte regulatorische Anforderungen. Eine Prozesssteuerungssoftware protokolliert sämtliche Transaktionen mit Zeitstempel, sodass damit die Kennzahlen von Prozessen messbar werden. Ohne Kenntnis über die real laufenden Prozesse ist auch keine nachhaltige Effizienzsteigerung umsetzbar.
Welche Faktoren sollten bei der Implementierung und Verwendung der Technologie beachtet werden, um optimale Ergebnisse zu erzielen? Eine Prozesssteuerungssoftware muss die zuvor genannte Flexibilität unterstützen. Dazu gehören technische Aspekte wie die Anbindung von Drittsystemen, datenzentrische Aspekte wie z. B. Monitoring und Protokollierung aller Aktivitäten, administrative Punkte wie Migration von aktiven Prozessinstanzen auf neue Versionen und agiles Prozessmanagement – die Fähigkeit, aus eigentlich streng strukturierten Prozessabläufen ad-hoc auszubrechen und Aktivitäten anzusprechen, auch wenn es im Modell zu dem Verarbeitungszeitpunkt nicht vorgesehen ist. Umso höher die Freiheitsgrade in der Prozesssteuerung sind, desto flexibler kann das System die Digitale Transformation begleiten.
