Was sind die wichtigsten Merkmale und Einsatzmöglichkeiten der Technologie? Formulare dienen im Regelfall der Erfassung von strukturierten Daten, wie z. B. bei einem Urlaubsantrag. Seltener wird unter einem Formular auch die Ausgabe strukturierter Daten verstanden, wie bei einem Steuerbescheid.
Ein Formularmanagementsystem dient der Erstellung, Bereitstellung sowie der fortlaufenden Pflege von Formularen. Da Formulare Daten erfassen oder wiedergeben, die gespeichert werden, kann ein Formularmanagementsystem als spezialisierter Teil eines Enterprise Content Managements (ECM) gesehen werden. Ein ECM beschreibt globale Strategien, Methoden und Tools zur Erstellung, Pflege, Speicherung und Archivierung von Daten, vorrangig in Dokumentenform.
Einsatzgebiete für ein Formularmanagementsystem und dessen Formulare kennt man klassischerweise aus der öffentlichen Verwaltung. Hier dienen Formulare für Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen als Schnittstelle zur Verwaltung, um Verwaltungsvorgänge zu initiieren. Klassische Beispiele sind die Steuererklärung, Genehmigungsverfahren, und so weiter. Aber auch in Unternehmen finden sich viele Anwendungsmöglichkeiten, die oftmals nicht als klassisches Formular erkenntlich sind, wie z. B. die Urlaubsbeantragung. Alle Einsatzmöglichkeiten, egal ob in der Verwaltung oder im Unternehmen, haben eines gemeinsam: Formulare sorgen für eine strukturierte Erfassung (oder Ausgabe) von Daten, die idealerweise direkt in einen angeschlossenen (teil- oder vollautomatisierten) Prozess münden.
Wie kann die Technologie zur Verbesserung und Effizienzsteigerung von Prozessen beitragen? Die große Stärke von Formularen ist die Erfassung von Daten in strukturierter Form. Diese Art von Daten ist eine optimale Grundlage zur Verwertung in Prozessen. Formulare, welche nutzerzentriert gestaltet sind, ermöglichen zudem präzisere Angaben und minimieren durch vorhandene Validierungen Fehleingaben. Somit fließen saubere Daten in Prozesse ein, die minimalen bis keinen Datensäuberungsaufwand mit sich bringen. Die so gewonnenen, strukturierten Daten, sind ein wichtiger Baustein zur Automatisierung von Prozessen. In ausreichender Menge ermöglichen sie auch den Einsatz weiterer Methoden und Techniken wie Data Analytics, Data Science, KI usw. mit denen weitere Potenziale erschlossen werden können.
Welche Faktoren sollten bei der Implementierung und Verwendung der Technologie beachtet werden, um optimale Ergebnisse zu erzielen? Das mit Abstand Wichtigste: Formulare müssen leicht zu erstellen sein. Auch wenn sie Komplexität in sich bergen. Und zwar so leicht, dass es dem Pareto-Prinzip folgend für 80 % der Anwendungsfälle keiner IT-Abteilung bedarf, da die eigentliche Fachabteilung das Formular selbstständig umsetzen kann. Formulare und darauffolgende Prozesse sind lebendig und erfahren ständige Anpassung. Geschwindigkeit schafft Wettbewerbsvorteile. Und die IT sollte hier keinen Engpass darstellen. Um dies zu erreichen, sollten No-Code- bzw. Low-Code-Tools zum Einsatz kommen, welche eine visuelle Formularerstellung zulassen und bei denen Spezifika wie bedingte Sichtbarkeiten, Validierungen etc. wahlweise per Nutzeroberfläche (No-Code) oder Programmierung (Low-Code) umgesetzt werden können. Unter Umständen empfiehlt sich der Einsatz einer Branchenlösung, welche bereits relevante Gesetzgebungen und/oder Branchenstandards implementiert, um den Umsetzungsaufwand weiter abzusenken.
Weitere Hygienefaktoren sind die Funktionalitäten von Vorlagen, Versionierung und Rechtemanagement. Da Formulare kein Selbstzweck sind, sondern immer Bestandteil eines Prozesses, sollte darauf geachtet werden, dass die Formulardaten in der Software selbst oder über Schnittstellen in einem Drittsystem weiter innerhalb eines Prozesses verarbeitet werden können.
