Im Digital Office wandern Papierberge in die Cloud, die digitale Signatur ersetzt das Fax und Video-Meetings ermöglichen persönliche Gespräche trotz großer räumlicher Distanz. Doch ist das digitale Büro Traum oder Realität in den Unternehmen? Zwei von drei Unternehmen (67 Prozent) sind in Sachen Digital Office up-to-date, jedes dritte Unternehmen (33 Prozent) hat allerdings noch Nachholbedarf. Das zeigt der Digital Office Index 2018 – eine repräsentative Befragung von 1.108 Unternehmen ab 20 Mitarbeitern,
Der Digital Office Index (DOI) zeigt die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen, deren Fortschritt und Effekte. Auf einer Skala von 0 („überhaupt nicht digitalisiert“) bis 100 („vollständig digitalisiert“) erreicht der Digital Office Index einen Wert von 54 Punkten (2016: 50). Dabei hat sich die Schere zwischen großen und kleinen Unternehmen allerdings weiter geöffnet. Große Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern erzielen demnach einen Indexwert von 63 Punkten (2016: 58), bei den Mittelständlern mit 100-499 Mitarbeitern liegt der Indexwert bei 58 (2016: 53), bei kleineren Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern sind es dagegen erst 53 Punkte (2016: 49). „Vor allem Großunternehmen haben die Möglichkeiten des digitalen Büros erkannt und profitieren bereits von den Vorteilen. Jetzt muss der breite Mittelstand nachziehen“, sagt Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs ECM im Bitkom.
Das Digitalisierungsverständnis variiert mit der Unternehmensgröße
Unternehmen verbinden je nach Größe ganz unterschiedliche Dinge mit Digitalisierung. Großunternehmen haben dabei ein eher modernes Begriffsverständnis und verbinden Digitalisierung mit der Automatisierung von betrieblichen Geschäftsprozessen, der Erweiterung des Portfolios um virtuelle oder digitale Leistungen und mit einer Veränderung der kompletten Unternehmenskultur. Die kleineren Unternehmen verstehen den Begriff Digitalisierung dagegen eher bodenständig: Sie denken an die Unterstützung von betrieblichen Geschäftsprozessen, elektronische Buchführung und Rechnungsstellung oder die Digitalisierung von Papierakten.
Digitalisierungsstrategien werden häufiger implementiert
Sehr viel mehr Unternehmen als noch vor zwei Jahren verfolgen eine Strategie mit Blick auf die Digitalisierung ihrer Büro- und Verwaltungsprozesse. Bei großen Unternehmen wollen demnach 73 Prozent (2016: 70 Prozent) ihre Geschäftsprozesse strategisch digitalisieren. Bei den Mittelständlern haben 62 Prozent (2016: 52 Prozent) eine solche Digitalstrategie, bei kleineren Unternehmen sind es dagegen erst 45 Prozent (2016: 36 Prozent). Dazu gibt es in 28 Prozent der Unternehmen einen Koordinator in der Geschäftsführung beziehungsweise im Vorstand. 35 Prozent der Unternehmen setzen bei der Koordinierung auf den IT-Leiter Informationstechnik bzw. Chief Information Officer (CIO).
Hemmnisse der Digitalisierung bestehen nach wie vor
Aus Sicht der Unternehmen hemmen verschiedene Faktoren den Fortschritt der Digitalisierung. Fünf von zehn Unternehmen (52 Prozent, 2016: 60 Prozent) sagen, der Investitionsbedarf sei zu hoch. Beinahe ebenso viele (51 Prozent) befürchten den Zugriff auf sensible Unternehmensdaten (2016: 41 Prozent) oder haben zu wenig qualifiziertes Personal (50 Prozent, 2016: 55 Prozent). Jedem dritten Unternehmen (34 Prozent) ist der wirtschaftliche Nutzen noch unklar (2016: 37 Prozent). Ein Viertel (25 Prozent, 2016: 28 Prozent) meint, dass es innerhalb des Unternehmens Widerstand gegen die Digitalisierung gibt. „Eine große Herausforderung ist es, den Menschen die Angst vor der Digitalisierung zu nehmen. Aber spätestens, wenn die Aktenschränke mehr Bürofläche einnehmen als die Mitarbeiter, ist es Zeit, ECM-Lösungen einzuführen“, sagte Biffar. Allerdings dürfe die Belegschaft auf dem Weg zum digitalen Büro nicht verloren gehen. „Den Mitarbeitern müssen die Chancen und Vorteile verständlich und nachvollziehbar aufgezeigt werden. Dazu gehören neben Umweltaspekten beispielsweise Zeiteinsparungen im Tagesgeschäft, so dass mehr Zeit für die wichtigen und anspruchsvollen Dinge bleibt.“
Digital Office Index Benchmarking Tool
Um Firmen eine Orientierungshilfe bei der Umsetzung ihrer Digitalisierungsmaßnahmen zu bieten, stellt Bitkom ein Webtool
zur Verfügung, anhand dessen sich Unternehmen gegen den Bitkom Digital Office Index benchmarken und so den Status quo ihres eigenen Digitalisierungsfortschritts überprüfen können.
