Was sind die wichtigsten Merkmale und Einsatzmöglichkeiten der Technologie? Die Prozessaufnahme ist Kern für Transparenz über einen Ablauf und Grundlage für Weiterentwicklungen und Prozessoptimierungen. Die Prozessaufnahme sollte nach einem strukturierten Muster ablaufen, um die Vergleichbarkeit und Messbarkeit von Prozessen sicherzustellen. Im Vordergrund steht der Zweck des Prozesses: Wozu benötigen wir diesen Prozess? Der Sinn und das Motiv des Prozesses werden festgehalten. In diesem Zusammenhang wird der Name für den Prozess festgelegt. Weitere Fragen, die im Rahmen der Prozessaufnahme beantwortet werden: Was leitet uns in diesem Prozess? Welcher Input startet den Prozess und welchen Output liefert der Prozess? Welche Rollen agieren im Prozess und welche Rolle hat die Verantwortung über den Gesamtprozess? Welche Ressourcen werden für die Leistungserbringung benötigt (z. B. IT-Systeme)? Für die Prozessaufnahme gibt es verschiedene Methodiken, u. a. Kanban-Prozessboard und BPMN (Business Process Modeling Notation).
Wie kann die Technologie zur Verbesserung und Effizienzsteigerung von Prozessen beitragen? Die Prozessaufnahme dient der Erstellung einer Prozesslandkarte bzw. der Weiterentwicklung der bestehenden Prozesslandkarte. Durch die strukturierte Aufnahme der Prozesse wird Transparenz geschaffen, um beispielsweise Medienbrüche zu identifizieren, Rollen und Verantwortlichkeiten zu definieren sowie Kennzahlen zu bestimmen. Dies bildet die Grundlage für gezielte Prozessoptimierungen, z. B. durch Minimierung der Medienbrüche.
Welche Faktoren sollten bei der Implementierung und Verwendung der Technologie beachtet werden, um optimale Ergebnisse zu erzielen? Für bestmögliche Ergebnisse und Vergleichbarkeit sollte eine Methodik zur Prozessaufnahme entwickelt werden. Als Empfehlung eignet sich ein Prozesssteckbrief, der die Kernthemen beinhaltet: Prozessname, Prozessverantwortlicher, Prozesszweck, Input, Output, Liste der Prozessschritte, IT-Systeme / IT-Anwendungen, Rollen, Kennzahlen. Die Prozessaufnahme empfiehlt sich in Workshops mit den relevanten Abteilungen durchzuführen. Achtung: Die Anzahl von 3–5 Teilnehmern am Workshop sollte nicht überschritten werden, um die Qualität der Prozessaufnahme sicherzustellen. Mehrere Iterationen bis zur Abnahme der Prozessaufnahme sind notwendig.
