Elektronische Signatur

1. Was sind die wichtigsten Merkmale und Einsatzmöglichkeiten der Technologie?
   Ein funktionierendes Ökosystem sicherer elektronischer Identitäten ist ein essenzieller Grundbaustein für den Aufbau einer digitalen Gesellschaft. Es ist Grundvoraussetzung für Sicherheit und Vertrauen in digitale Angebote und schafft die Möglichkeit, sensible Transaktionen und Dienste digital anbieten zu können. Nur mit einem funktionierenden eID-Ökosystem ist es möglich, Leistungen – insbesondere der öffentlichen Verwaltung, des Gesundheitswesens und von Unternehmen – weitestgehend digital anzubieten und dabei hohe Nutzungsraten zu erzielen.
   Mit dem Inkrafttreten der eIDAS-Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt der Europäischen Union wurde bereits die Basis für eine europaweite, rechtsgültige elektronische Kommunikation und sichere elektronische Identifizierung geschaffen. Mithilfe der Vertrauensdienste wie elektronischen Signaturen, Siegeln, Zeitstempeln, Zustelldiensten und Zertifikaten zur Authentifizierung können zukünftig Unternehmen, Verwaltungen und Privatpersonen digitale Dokumente wie Angebote, Bestellungen, Verträge u. v. m. innerhalb der Europäischen Union auf einer einheitlichen Rechtsbasis austauschen.
    
2. Wie kann die Technologie zur Verbesserung und Effizienzsteigerung von Prozessen beitragen?
   Die Authentifizierung der eineindeutigen Identität ist in einer Vielzahl von Geschäftsprozessen notwendig. Es ist daher von besonderer Bedeutung, dass diese Eineindeutigkeit sichergestellt, d. h. die digitale Identität bestätigt werden kann. Die zunehmende ganzheitliche Digitalisierung von Geschäftsprozessen setzt daher den Einsatz von elektronischen Signaturen voraus.
   Der elektronische Personalausweis in Deutschland führt beispielsweise schon heute dazu, dass Bürgerinnen und Bürger ihre Interaktion mit der öffentlichen Verwaltung digital vollziehen können.
   Die Technologie der elektronischen Signatur kann auf verschiedene Weise zur Verbesserung und Effizienzsteigerung von Prozessen beitragen:

• Beschleunigung von Transaktionen: Elektronische Signaturen ermöglichen es, Dokumente schnell und bequem von jedem Ort aus zu unterzeichnen, ohne dass physische Präsenz oder das Ausdrucken und Versenden von Papierdokumenten erforderlich ist. Dies beschleunigt den gesamten Transaktionsprozess erheblich.
• Reduzierung von Papier und Kosten: Durch den Einsatz elektronischer Signaturen können Organisationen den Bedarf an Papierdokumenten reduzieren oder sogar vollständig beseitigen. Dies führt zu einer erheblichen Einsparung von Papierkosten, Druckkosten und Versandkosten.
• Verbesserung der Benutzererfahrung: Elektronische Signaturen bieten eine bequeme und benutzerfreundliche Möglichkeit, Dokumente zu unterzeichnen, was die Benutzererfahrung verbessert. Dies führt zu höherer Kundenzufriedenheit und einer positiven Wahrnehmung des Unternehmens.
• Bessere Rückverfolgbarkeit und Sicherheit: Elektronische Signaturlösungen bieten oft Funktionen zur Überprüfung, Verfolgung und Speicherung von Unterzeichnungsaktivitäten. Dies verbessert die Sicherheit und Nachverfolgbarkeit von Dokumenten und Transaktionen im Vergleich zu traditionellen Papierunterschriften.
• Optimierung von Workflows: Durch die Integration elektronischer Signaturlösungen in bestehende Systeme und Workflows können Prozesse optimiert und automatisiert werden. Dies führt zu einer effizienteren Arbeitsweise und einer Reduzierung von manuellen Aufgaben und Fehlerquellen.
• Compliance und rechtliche Sicherheit: Elektronische Signaturlösungen können Compliance-Anforderungen erfüllen und rechtliche Sicherheit bieten, indem sie die Einhaltung von Vorschriften und die Integrität von Unterzeichnungsprozessen gewährleisten.
   

3. Welche Faktoren sollten bei der Implementierung und Verwendung der Technologie beachtet werden, um optimale Ergebnisse zu erzielen?
   Gesetzliche Rahmenbedingungen: Es ist sicherzustellen, dass die gewählte elektronische Signaturlösung den gesetzlichen Anforderungen in der jeweiligen Gerichtsbarkeit entspricht, da diese je nach Land variieren können. Dies betrifft die Authentizität, Integrität und Zuverlässigkeit elektronischer Signaturen.

• Sicherheit: Es ist sicherzustellen, dass elektronische Signaturen sicher sind, um die Integrität der unterzeichneten Dokumente zu gewährleisten und Betrug zu verhindern. Dazu gehören Verschlüsselungstechnologien, sichere Authentifizierungsmethoden und robuste Identitätsprüfungen.
• Benutzerfreundlichkeit: Es ist sicherzustellen, dass die elektronische Signaturlösung einfach zu bedienen ist, um Fehler zu minimieren und die Effizienz zu maximieren, was die Akzeptanz und Wirksamkeit verbessert.
• Integration: Es ist sicherzustellen, dass die elektronische Signaturlösung in bestehende Systeme und Workflows integriert werden kann, um den Implementierungsprozess zu erleichtern und die Produktivität zu steigern.
• Skalierbarkeit: Es ist sicherzustellen, dass die gewählte elektronische Signaturlösung mit dem Wachstum der Organisation mithalten kann, um zukünftigen Anforderungen gerecht zu werden.
• Compliance: Es ist sicherzustellen, dass die elektronische Signaturlösung die branchenspezifischen Compliance-Anforderungen erfüllt, die für das Unternehmen gelten können, wie regulatorische Anforderungen im Gesundheitswesen oder der Finanzbranche.
• Schulung und Unterstützung: Es ist sicherzustellen, dass Schulungen und Unterstützung für Benutzer angeboten werden, um sicherzustellen, dass sie die elektronische Signaturlösung ordnungsgemäß nutzen können, einschließlich Schulungen zur Technologienutzung und Unterstützung bei auftretenden Problemen.
• Überprüfung und Auditierung: Es ist sicherzustellen, dass Mechanismen zur Überprüfung und Auditierung von elektronischen Signaturen implementiert werden, um die Einhaltung von Richtlinien und gesetzlichen Anforderungen zu gewährleisten und die Integrität der Signaturprozesse sicherzustellen.

Expertin: Linda Oldenburg, Head of Public Innovation, Nortal AG, https://nortal.com/