Was sind die wichtigsten Merkmale und Einsatzmöglichkeiten der Technologie? Sie möchten mit wenigen Blicken Übersicht über ihr Unternehmen oder ihr Projektportfolio erhalten. Gleichzeitig sollen die Details zu Prozessen, Auftragsstand, Finanzströmen, Verbindlichkeiten und weiteren Bereichen nur jeweils einen Klick entfernt sein. Dann ist ein Dashboard genau das Richtige.
Diagramme mit eindeutigen, standardisierten Aussagen, errechnet auf Daten, die in den IT-Systemen verfügbar sind, bilden die aktuelle Situation ab bzw. auch eventuelle Referenzdaten, welche zusammen mit den IST-Daten die Genauigkeit der Planung bewerten lassen.
Unter den Diagrammen sind die ersten Zeilen von Tabellen, z. B. laufende Projekte, laufende Aufträge, Auftrags- und Antragspipeline wichtig. Über diese gelangen Sie auch direkt in einzelne Bereiche, um detailliertere Informationen zu erhalten.
Wie kann die Technologie zur Verbesserung und Effizienzsteigerung von Prozessen beitragen? Anhand der Diagramme und Tabellen auf dem Dashboard können Sie zentral feststellen, wie ihr Unternehmen bzw. ihr Projektportfolio auf äußerlich oder intern auftretende Situationen reagiert. Sie bekommen beispielsweise mit, dass es krankheitsbedingte Ausfälle gibt. Jetzt müssen sie aber möglichst einfach herausfinden können, ob das die Prozesse in ihrem Unternehmen beeinflusst, und auf welche Art. Können weniger Aufträge und Anträge bearbeitet werden? Oder ist die Situation durch Umschichten von Personal noch normal? Diese und weitere Fragen können Sie mithilfe des Dashboards beantworten und daraufhin Ihr Entscheidungen und Ihr Handeln aufsetzen. Anhand dieses Beispiels wird deutlich, dass sich die Effizienz durch den Einsatz eines Dashboards erhöhen lässt.
Welche Faktoren sollten bei der Implementierung und Verwendung der Technologie beachtet werden, um optimale Ergebnisse zu erzielen? Der wichtigste Aspekt, auf den es bei der Implementierung Ihres Dashboards zu achten gilt, ist die Datenqualität. Nur wenn Ihre Daten aktuell sind und automatisiert aus den Prozessen und Projekten herausgezogen werden, sind manuelle Aufwände in der Pflege und Wartung des Dashboards auf das notwendige Minimum zu begrenzen.
Des Weiteren ist darauf zu achten, das Dashboard an die Führungsebene anzupassen, der es dienen soll. Steuerungsrelevante Informationen für eine Abteilung, ein Referat oder Dezernat sind weniger stark abstrahiert als solche für eine Gesamtorganisation oder ein Projektportfolio.
Der dritte Aspekt einer erfolgreichen Implementierung ist es, das Dashboard übersichtlich zu halten und nicht zu überfrachten. Zwei bis maximal drei Diagramme, und analog Listen oder Tabellen, sind gut erfassbar.
Experte: Andreas Peters – Senior Experte, VISION Consulting GmbH, www.vc-g.de
