Was sind die wichtigsten Merkmale und Einsatzmöglichkeiten der Technologie? Im Rahmen des Dokumentenmanagements bietet die Archivierung im Lebenszyklus eines Dokuments die Möglichkeit, diese langfristig, sicher, nachvollziehbar und unveränderbar aufzubewahren. Die Anforderung an die Archivierung der Dokumente können auf gesetzlichen Anforderungen (z. B. GoBD, Aufbewahrungspflicht nach § 257 HGB) oder aus organisatorischen Vorgaben herrühren. Ein digitales Archivsystem (z. B. als Teil eines Dokumentenmanagementsystems) erfüllt über die folgenden Funktionen die Anforderungen an die Archivierung:
Zugriffskontrolle durch eine Rollen- und Berechtigungsverwaltung
Protokollierung der Zugriffe
Regelung der Aufbewahrungsfristen durch ein Retentionmanagement
Automatische Sicherung und Versionierung
Auffindbarkeit durch Suchfunktionen
Erfassung von zusätzlichen Metadaten zu einem Dokument
Löschfristenverwaltung
Rechts- und Revisionssicherheit
Wie kann die Technologie zur Verbesserung und Effizienzsteigerung von Prozessen beitragen? Durch die Möglichkeit der digitalen Archivierung kann in Bezug auf dokumentenzentrierte Prozesse das Dokumentenhandling effizienter erfolgen. So bieten Archivsysteme durch ihren Funktionsumfang eine Reihe von Effizienzpotenzialen:
Orts-, zeit,- und geräteunabhängige Zugriffsmöglichkeiten auf Dokumente
Schneller und einfacher Zugriff auf benötigte Informationen
Schnelles Auffinden von Dokumenten durch verschiedene Suchfunktionen (z. B. Volltextsuche, Metadatenrecherche)
Reduzierung Raumkosten durch die digitale Aufbewahrung
Minimierung des Verlustrisikos durch sichere Langzeitaufbewahrung
Welche Faktoren sollten bei der Implementierung und Verwendung der Technologie beachtet werden, um optimale Ergebnisse zu erzielen? Bei der Betrachtung der Archivierung von Dokumenten und damit verbunden der Implementierung eines Archivsystems ist es wichtig, den aktuellen Dokumentenbestand sowie die damit verbundenen Vorgaben zur Aufbewahrung der Dokumente zu analysieren. Aus prozessualer Sicht ist zu prüfen, ob ein Dokument im Prozessablauf direkt zu Anfang der Entstehung bzw. Erfassung des Dokuments archivierungspflichtig ist (frühes Archivieren) oder erst im späteren Verlauf des Dokumentenlebenszyklus archivierungspflichtig wird (spätes Archivieren). Neben diesen Themenfeldern sollte dann im Zusammenhang mit den Anforderungen zur Archivierung der geschäftliche Kontext, der Nutzungsbezug und der IT-Kontext analysiert werden, um anschließend mit der umfassenden Anforderungs- und Kontextanalyse das Zielsystem (Archivsystem) zu designen und entsprechend den benötigten Funktionsumfang implementieren zu können.
