Arbeiten im Home Office ist in vielen Unternehmen quasi über Nacht zur Regel geworden. Gleichzeit wissen wir, dass die Voraussetzungen dafür, nämlich digitalisierte Büro- und Verwaltungsprozesse, in vielen Organisationen nicht erfüllt sind. So hat der Bitkom Digital Office Index noch vor zwei Jahren ergeben, dass jedes dritte Unternehmen in Deutschland hier Nachholbedarf aufwies (Bitkom 2018). Die folgenden 5 Tipps für erfolgreiches Arbeiten im Digital Office sind als niedrigschwellige Empfehlungen für Organisationen zu verstehen, die bislang nicht zu den digitalen Vorreitern gezählt haben.
Die Tipps sind Ergebnis der Facharbeit und umfassen organisatorische, rechtliche sowie technische Aspekte. Sie enthalten auch Elemente für die Zeit nach der Corona-Krise, um Geschäftsprozesse nachhaltig zu digitalisieren. Die Arbeitskreise im Kompetenzbereich Digital Office im Bitkom bieten Organisationen eine Plattform, um sich über standortunabhängiges produktives Arbeiten offen auszutauschen. Dieser Austausch wird in den nächsten Wochen über spannende Webmeetings zum Thema „Das Digital Office in Zeiten von Corona“ stattfinden.
5 Tipps aus dem Digital Office in Zeiten von Corona
1) Setzen Sie auf Vielfalt bei den Kommunikationskanälen
Das Digital Office bietet eine große Vielfalt an Kommunikationskanälen, die es jetzt zu nutzen gilt. Bereichern Sie klassische Kommunikationskanäle um digitale Lösungen wie Webkonferenzen, Kollaborationstools und soziale Netzwerke. Dadurch erhalten Sie die interne und externe Kommunikation aufrecht und nach einiger Zeit wird sich eine neue Kultur der Zusammenarbeit entwickeln. Der Bitkom hat dazu eine Übersicht mit digitalen Services erstellt, die derzeit kostenfrei zu nutzen sind.
2) Etablieren Sie eine Kultur des Digital Leadership
Arbeiten im Home Office erfordert Orientierung und Vertrauen. Es gilt Führungsmodelle zu leben, die für Vernetzung, Offenheit, Partizipation und Agilität stehen. Dies bedeutet für Organisationen mit stark hierarchischen Führungsstrukturen einen Mindshift, der allerdings eine notwendige Voraussetzung für Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter ist. Es gilt den Menschen in den Fokus zu stellen, Entscheidungen transparent zu kommunizieren und neue Formen des Vertrauensaustausches zu etablieren.
3) Verlieren Sie die Compliance nicht aus den Augen
Besondere Zeiten erfordern kreative und manchmal auch pragmatische Lösungen. Besonders mit Blick auf den Datenschutz und die Datensicherheit gilt es aber weiterhin die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien sicherzustellen. Die Nutzung von privater Hard- und Software zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten darf kein Teil einer pragmatischen Lösung sein. Weiterhin sind Sicherheitsstandards auch bei der Arbeit im Home Office zu berücksichtigen. ECM-Lösungen stellen dabei die regelkonforme Arbeit sicher (Bitkom Leitfaden).
4) Beginnen Sie mit der Digitalisierung Ihrer Kundenbeziehungen
Besonders in Krisenzeiten ist die Pflege des Kundenstamms eine wichtige Komponente, um Kontinuität bei den Geschäftsbeziehungen sicherzustellen. Es gilt dabei, den Kunden in den Vordergrund der eigenen unternehmerischen Tätigkeit zu stellen. Dies gelingt, indem Prozesse konsequent Richtung Kunden ausgerichtet und Datensilos aufgebrochen werden. Besonders bei der standortunabhängigen Zusammenarbeit ist es wichtig, dass Wissen in strukturierter Form vorliegt und Maßnahmen der Kundenbindung einen ganzheitlichen Ansatz verfolgen.
5)Verabschieden Sie sich von Ihren papierbasierten Prozessen
Produktives und standortunabhängiges Arbeiten ist nur denkbar, wenn Büro- und Verwaltungsprozesse frei von Medienbrüchen laufen. Gute digitale Geschäftsprozesse sind transparent, sinnvoll und zweckmäßig (siehe Bitkom Reifegradmodell Digitale Geschäftsprozesse). Durch Technologien, wie die Cloud und digitale Signaturen, lassen sich Dokumente rechtssicher und vollständig digital verarbeiten sowie versenden.Liegen Daten letztlich in strukturierter Form vor, können Automatisierungsprojekte verfolgt werden, durch die sich Mitarbeiter in der Folge auf wertschöpfende Tätigkeiten fokussieren können
Webmeetings zum Thema „Das Digital Office in Zeiten von Corona“
22. April 2020: Webkonferenz des AK Digitale Geschäftsprozesse zum Thema „Prozessmanagement war gestern. Prozessmanagement ist die Zukunft!?“
23. April 2020: Webkonferenz des AK ECM zum Thema „Stresstest im Digital Office: Wie arbeiten wir standortunabhängig produktiv online zusammen?“
29. April 2020: Webkonferenz des AK CRM zum Thema „Kundenbeziehungsmanagement in Krisenzeiten“
07. Mai 2020: Webkonferenz des AK Digital Office Services & Cloud zum Thema „Flexible Skalierung von Cloud Services für das Digital Office in Zeiten von Corona“
