ECM in der Cloud – die wachsende Chance für den Mittelstand!

In der Vergangenheit herrschte auf dem IT-Markt noch rege Diskussion, doch inzwischen befürworten immer mehr Unternehmen das Arbeiten in und mit der Cloud.

Der Einsatz mobiler Devices nimmt stetig zu, sodass es heute bereits mehr internetfähige Endgeräte als Menschen auf der Welt gibt. Informationen wollen per Smartphone, Tablet und Laptop abrufbar sein. Diese orts- und zeitunabhängige Nutzung von Content ist es, welche Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) in der Cloud so attraktiv für Unternehmen machen. Der Cloud Monitor 2015 des Digitalverbands Bitkom und der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG ergab, dass Unternehmen ab 20 Mitarbeitern zunehmend aufgeschlossener gegenüber der IT-Wolke sind, nimmt sie im Privatleben doch bereits einen wichtigen Stellenwert ein. Gerade in großen Firmen mit 500 und mehr Mitarbeitern zählt ECM als Cloud-Variante bereits standardmäßig zur IT-Ausrüstung. Die viel diskutierte Methode des Cloud-Computings wird hier als moderne und zukunftsorientierte Möglichkeit für ein effizientes Arbeiten in der digitalen Welt wahrgenommen.

Kleineren und mittelständischen Betrieben hingegen steht der konkrete Schritt in diese Form der Digitalisierung häufig noch bevor. Hier überwiegt die Unsicherheit gegenüber neuen Entwicklungen und den daraus resultierenden Konsequenzen. Softwareanbieter und Cloud-Befürworter müssen somit weiterhin aktiv Aufklärungsarbeit leisten. In diesem Zusammenhang sind folgende Aspekte relevant: Was bedeutet ECM in der Cloud und welche Möglichkeiten ergeben sich aus der Nutzung für Unternehmen? Wie sicher ist die Auslagerung von Daten in ein Rechenzentrum und welche Vorteile bietet sie?

Die Möglichkeiten von ECM in der Cloud

ECM in der Cloud steht für die webbasierte Bereitstellung und Nutzung von Dokumenten und anderen Inhalten sowie die Einbindung in die vorhandenen Workflows. Da Arbeitsabläufe immer komplexer und vielschichtiger werden, steigen auch die Anforderungen an Softwaresysteme: Sie sollen die Mitarbeiter bei ihren täglichen Aufgaben unterstützen und dabei möglichst intuitiv zu bedienen sein. Es wird ein besser vernetztes Unternehmen geschaffen, bei dem Anfragen in Echtzeit bearbeitet werden – auch arbeitszeit- und arbeitsplatzunabhängig über mobile Endgeräte. Dies fördert die effiziente und erfolgreiche Zusammenarbeit mit Kollegen sowie mit Kunden, Lieferanten und Partnern.

In diesem Zusammenhang kommen cloudbasierte ECM-Lösungen auch dem Bedarf nach, Dokumente, Bilder und Grafiken möglichst einfach speichern und mit anderen teilen zu wollen. Denn gerade bei einem größeren Datenvolumen greifen E-Mails zu kurz. Bisher vor allem für private Zwecke genutzt, gibt es Mitarbeiter, die auch im Unternehmenskontext immer häufiger meist kostenlose Speicherplattformen wie Dropbox nutzen. Internetangebote, die jedem (registrierten) User zur Verfügung stehen und keine lange Installationszeit benötigen. Im Gegensatz zu diesen sogenannten Public Clouds sind ECM-Anwendungen in der Cloud zwar ebenfalls sofort verfügbar, garantieren allerdings im Kontext von Geschäftsprozessen ein hohes Maß an Sicherheit. Überdies bieten sie auch Collaboration-Möglichkeiten, die über die digitale Ablage hinausgehen: Gemeinsam können die Dateien bearbeitet sowie nächste Arbeitsschritte definiert werden.

Business Software & Digital Office Cloud Computing

Daniil Heinze

Referent Digitale Geschäftsprozesse

Bitkom e.V.

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Da Arbeitsabläufe immer komplexer und vielschichtiger werden, steigen auch die Anforderungen an Softwaresysteme: Sie sollen die Mitarbeiter bei ihren täglichen Aufgaben unterstützen und dabei möglichst intuitiv zu bedienen sein.

Thomas Kuckelkorn, PR & Kommunikation der BCT Deutschland GmbH

Geschäftsdaten sicher auslagern

Ein wichtiges Kriterium bei der Entscheidung „Cloud ja oder nein“ ist die Einhaltung der IT-Compliance des Unternehmens sowie der Schutz bei der Übertragung und Ablage der Daten. Eine Lösung: Die Daten sowie die Verbindung zum Server werden während des gesamten Transfers vollständig verschlüsselt. Bleibt zu klären, ob der Server in einem externen Rechenzentrum steht oder im eigenen Betrieb. IT-Experten empfehlen zunehmend die Auslagerung, da Rechenzentren um einiges sicherer sind als ein verschlossener Wandschrank im Büro. Denn gerade in Deutschland erfüllen Rechenzentren per se bereits hohe Sicherheitsstandards. Diese richten sich nach den im Rechtsgebiet der EU geltenden Richtlinien. Zertifizierungen nach ISO 27001 und ISO 9001 belegen, dass die Unternehmensdaten auf den dortigen Servern ordnungsmäßig geschützt sind.

Darüber hinaus spielt bei dem Übergang zum Cloud-Betrieb Vertrauen eine wichtige Rolle. Schließlich überträgt man die Verwaltung seiner (sensiblen) Geschäftsdaten an Externe. Für viele Unternehmen ist dies nach wie vor eine große Hemmschwelle. Durchbrochen werden kann diese durch die Zusammenarbeit mit IT-Spezialisten, die ausreichend Transparenz bezüglich des Speicherorts der Daten und deren kontrollierte Sicherheit garantieren. Hier sorgen Experten täglich für die Einhaltung aktueller Sicherheitsstandards und erstellen vorsorglich Back-Ups.

Ressourcen im Unternehmen sinnvoll nutzen

Je nach Bereitstellungs- und Servicemodell können Betrieb und Wartung von leistungsfähiger Hardware sowie die Beschaffung und Verwaltung von Softwarelizenzen ebenfalls bequem ausgelagert werden. Die dafür bisher benötigten Ressourcen können intern nun anders verteilt werden. Des Weiteren lassen sich Dauer und Umfang der Cloud-Nutzung dem individuellen Bedarf entsprechend anpassen. Daraus ergibt sich eine merkliche finanzielle Flexibilität: Ändert sich die Nutzerzahl oder die benötigte Speicherkapazität soll rauf- oder runtergestuft werden, hat dies direkte Auswirkungen auf die anfallenden Kosten. Man zahlt nur für das, was man nutzt und umgeht hohe Investitionen und Risiken.

Ausblick

An dieser „Pro-Cloud“-Entwicklung sind die Mitarbeiter mittelständischer Unternehmen maßgeblich beteiligt: Sie treiben den Übergang zu cloudbasierten, einfach zu bedienenden Softwareanwendungen voran, indem sie sich aktiv an die IT-Verantwortlichen wenden, um ihren Arbeitsplatz mittels neuer technischer Werkzeuge zu optimieren. Mobile ECM-Lösungen bringen die Vorteile des zeit- und ortsunabhängigen Agierens, welches im privaten Alltag bereits via Smartphones und Co. möglich ist, in die Berufswelt. Das Ergebnis: Kleine und mittelständische Unternehmen können ihre Servicequalität merklich optimieren und wettbewerbsfähig bleiben. Denn ECM greift weiter als ein Dokumentenmanagementsystem, indem es neben der Archivierungsmöglichkeit vor allem als Collaboration- und Workflow-Tool fungiert. Dokumentenintensive Prozesse werden automatisiert, die Flexibilität erhöht und der eigentliche Verwaltungsaufwand verringert.

Aufgabe der ECM-Anbieter ist es, eine Art Digitalisierungsstrategie zu verwirklichen, die der Fülle der genannten Anforderungen gerecht wird. Denn der Bedarf an kostengünstiger und schneller Vernetzung und Mobilität – und dafür steht Cloud – besteht ohne Zweifel.

Autor: Thomas Kuckelkorn ist seit 2014 bei der BCT Deutschland GmbH für den Bereich PR & Kommunikation verantwortlich. Das Unternehmen mit Hauptsitz in den Niederlanden und einer weiteren Niederlassung in Belgien unterstützt seit 1985 Unternehmen vom Mittelständler bis zum internationalen Konzern mit Lösungen und Dienstleistungen im Bereich DMS, ECM und EIM. Die entwickelten Softwarelinien Elemenz, Corsa und Liber werden auch von Partnerunternehmen vertrieben.