Wie kann man die Arbeit aus dem digitalen Büro so effizient wie möglich gestalten? Diese Frage stellen sich gerade viele Unternehmen und Mitarbeiter, denn aufgrund der Corona-Pandemie ist das Arbeiten aus dem Homeoffice für viele Teil des Arbeitsalltags geworden. Eine Herausforderung dabei ist, dass digitalisierte Büro- und Verwaltungsprozesse in vielen Unternehmen noch nicht existieren. Um diese Schwierigkeiten zu meistern, haben wir Tipps & Tricks und kostenlose Anwendungen rund um das Thema digitales Büro zusammengefasst.
Das Digital Office bietet eine große Vielfalt an Kommunikationskanälen, die es jetzt zu nutzen gilt. Bereichern Sie klassische Kommunikationskanäle um digitale Lösungen wie Webkonferenzen, Kollaborationstools und soziale Netzwerke. Dadurch erhalten Sie die interne und externe Kommunikation aufrecht und nach einiger Zeit wird sich eine neue Kultur der Zusammenarbeit entwickeln.
A1 Digital Deutschland: Die A1 Digital Deutschland GmbH bietet Lösungen zur digitalen Kommunikation und Zusammenarbeit bis Ende Juni kostenlos und ohne Verpflichtung an. Mit der Videokollaboration-Lösung Eyeson können Sie einfach und schnell physische Treffen durch Online Meetings ersetzen.
Cisco: Cisco bietet vielfältige Lösungen für Digitales Arbeiten an. Personen, die von zu Hause aus arbeiten und ein kostenloses Konto für HD-Videokonferenzen sowie die Option der Bildschirmfreigabe wünschen, können sich hier anmelden. Aktuell bietet Cisco dieses Konto mit unbegrenzten Minuten und bis zu 100 Teilnehmern pro Meeting an. Unternehmen, die schnell und flächendeckend Remote-Arbeit einsetzen möchten können sich hier melden. Neben der unbegrenzten Dauer von Full-HD-Konferenzen mit bis zu 200 Teilnehmern können Sie Inhalte gemeinsam nutzen und Meetings aufzeichnen. Außerdem bietet Cisco Tipps & Tricks zum Arbeiten im Homeoffice, Best Practices für Virtuelles Lernen und Beispiele für Virtual Healthcare.
Google: Da immer mehr Arbeitnehmer von Hause aus arbeiten (müssen), nutzen immer mehr Menschen die Premium-Funktionen von Meet. Die Videokonferenz-App wird allen G Suite-Kunden bis zum 1. Juli 2020 kostenlos zur Verfügung gestellt. Google hat auch Tipps und Ressourcen für die Arbeit aus dem Homeoffice erstellt. Darüber hinaus kann eine wachsende Anzahl von Veranstaltungen aufgrund der aktuellen Situation nicht stattfinden oder muss verschoben werden. Deswegen hat Google Informationen und Tools zum Livestreaming bei YouTube zusammengetragen. Außerdem bietet das Unternehmen ein Playbook für Lösungen zu digitalen Veranstaltungen, das weitere hilfreiche Details enthält.
Microsoft: Microsoft macht Teams für alle verfügbar. Teams ist eine Plattform, die Chat, Besprechungen, Notizen und Anhänge kombiniert und somit das digitale Arbeiten erleichtert. Wenn Ihre Organisation für Office 365 lizenziert ist, verfügen Ihre Beschäftigten bereits darüber. Hier sind einige einfache Möglichkeiten, um Teams sofort zu erhalten. Einzelpersonen: Wenn Sie mit Teams arbeiten möchten, können Sie sofort loslegen. Sie haben eine E-Mail-Adresse von Ihrem Arbeitsplatz oder Ihrer Schule? Dann melden Sie sich über diesen Link an.Sie haben eine E-Mail-Adresse wie Google Mail oder Outlook? Über diesen Link können Sie sich für die kostenlose Version von Teams anmelden. Mehr Informationen zum Angebot gibt es außerdem hier.
neXenio GmbH: Die Firma neXenio ermöglicht testweise die kostenlose Nutzung des eigenen digitalen Whiteboards „neXboard“. Über das Whiteboard können Sie einfach und unkompliziert mit anderen Leuten zusammen arbeiten. Eine Videoeinführung zur Plattform gibt es hier. Außerdem bietet das Unternehmen ein Webinar zu den Möglichkeiten im Remote Work an. Den Teilnehmern des Webinars stellt neXenio das neXboard gerne 90 Tage zu Verfügung. Bei Interesse bitte bei Harald Fladischer melden: harald.fladischer@nexenio.com, +49 151 11 22 55 34.
publicplan GmbH: Die Notwendigkeit, sozial auf Abstand zu gehen, zwang bereits viele Arbeitgeber dazu, innerhalb kürzester Zeit funktionierende Arbeitsplätze im Home Office ihrer Angestellten zu realisieren. Der IT-Dienstleister publicplan GmbH unterstützt ab sofort die öffentliche Verwaltung bei dieser Herausforderung. Damit Ministerien, Behörden, Städte und Kommunen in dieser Ausnahmesituation reibungslos weiterarbeiten können, stellt publicplan drei seiner Werkzeuge für die digitale Zusammenarbeit kostenfrei zur Verfügung – und das bis mindestens Ende des Jahres: GovPad ermöglicht es, datenschutzkonform gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Mit dem Messenger GovChat können Teams sicher und geschützt kommunizieren und die Jitsi-Videokonferenz hilft dabei, Besprechungen mit Kollegen durchzuführen. Alle Tools von publicplan basieren auf Open-Source-Software.
Telekom: Vermehrt setzen Unternehmen darauf, ihre Mitarbeiter im Homeoffice zu lassen, um arbeitsfähig zu bleiben, gleichzeitig aber ein Ansteckungsrisiko zu vermeiden oder notwendige Quarantäne-Vorschriften einzuhalten. Ab sofort stellt die Telekom Unternehmen für 3 Monate kostenlos Office 365 und WebExConferencing Services zur Verfügung, um das Arbeiten im Homeoffice zu ermöglichen.
Vodafone: Vodafone stellt Schulen, Universitäten, Unternehmen und zahlreichen weiteren öffentlichen Einrichtungen ab sofort für sechs Monate kostenfrei das Kollaborations-System Microsoft Teams inklusive Office 365 bereit. Unternehmen, die das Vodafone-Telefonsystem One Net Business nutzen, können in den nächsten Monaten auch Videokonferenzen und virtuelle Meetings ohne Zusatzkosten nutzen. Von dem Angebot profitieren auch alle Neukunden inkl. einer beschleunigten Anschaltung. Großkunden und öffentlichen Einrichtungen erhöhen wir im Bedarfsfall umgehend die verfügbare Bandbreite. Polizei, Feuerwehr und Pflegekräfte erhalten bis mindestens September ohne Zusatzkosten einen gesondert gesicherten Messenger-Dienst, der den schnellen Austausch im Ausnahmezustand ermöglicht. Vodafone lässt seine Privatkunden mit aktuellen Red-, Red+ und Young-Tarifen auf den beliebtesten Social Media Kanälen surfen so viel sie wollen – und das kostenlos. Ab dem Zeitpunkt verbraucht die Nutzung von Facebook, Instagram, Twitter, TikTok, Snapchat, Pinterest und Lovoo kein Datenvolumen mehr. Alles, was Kunden dafür tun müssen ist, sich dafür in der „MeinVodafone“-App für den Social Pass zu registrieren. Ab dem Zeitpunkt gibt es Datenvolumen für Social unlimitiert. Natürlich können auch unsere Geschäftskunden in den Red Business Prime und Red Business+ Tarifen auf Wunsch den Social Pass kostenfrei buchen.
Arbeiten im Home Office erfordert Orientierung und Vertrauen. Es gilt Führungsmodelle zu leben, die für Vernetzung, Offenheit, Partizipation und Agilität stehen. Dies bedeutet für Organisationen mit stark hierarchischen Führungsstrukturen einen Mindshift, der allerdings eine notwendige Voraussetzung für Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter ist. Es gilt den Menschen in den Fokus zu stellen, Entscheidungen transparent zu kommunizieren und neue Formen des Vertrauensaustausches zu etablieren.
Besondere Zeiten erfordern kreative und manchmal auch pragmatische Lösungen. Besonders mit Blick auf den Datenschutz und die Datensicherheit gilt es aber weiterhin die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien sicherzustellen. Die Nutzung von privater Hard- und Software zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten darf kein Teil einer pragmatischen Lösung sein. Weiterhin sind Sicherheitsstandards auch bei der Arbeit im Home Office zu berücksichtigen. Digital Office Lösungen stellen dabei die regelkonforme Arbeit sicher (Bitkom Leitfaden).
Besonders in Krisenzeiten ist die Pflege des Kundenstamms eine wichtige Komponente, um Kontinuität bei den Geschäftsbeziehungen sicherzustellen. Es gilt dabei, den Kunden in den Vordergrund der eigenen unternehmerischen Tätigkeit zu stellen. Dies gelingt, indem Prozesse konsequent Richtung Kunden ausgerichtet und Datensilos aufgebrochen werden. Besonders bei der standortunabhängigen Zusammenarbeit ist es wichtig, dass Wissen in strukturierter Form vorliegt und Maßnahmen der Kundenbindung einen ganzheitlichen Ansatz verfolgen.
Produktives und standortunabhängiges Arbeiten ist nur denkbar, wenn Büro- und Verwaltungsprozesse frei von Medienbrüchen laufen. Gute digitale Geschäftsprozesse sind transparent, sinnvoll und zweckmäßig (siehe Bitkom Reifegradmodell Digitale Geschäftsprozesse). Durch Technologien, wie die Cloud und digitale Signaturen, lassen sich Dokumente rechtssicher und vollständig digital verarbeiten sowie versenden. Liegen Daten letztlich in strukturierter Form vor, können Automatisierungsprojekte verfolgt werden, durch die sich Mitarbeiter in der Folge auf wertschöpfende Tätigkeiten fokussieren können.
JobRouter AG: Die JobRouter AG hat sich auf die Digitalisierung von Geschäftsprozessen, Daten und Dokumenten spezialisiert und bietet eine Cloudlösung an, mit der man innerhalb weniger Tage von analog auf digital umsteigen kann. Mit der Cloud können Sie ortsunabhängig unterschiedlichste Einsatzszenarien abdecken, zum Beispiel die Verarbeitung von Rechnungen oder das Vertragsmanagement inklusive der elektronischen Signatur. Die ersten 90 Tage der Nutzung sind kostenlos (Kündigung ist in dieser Zeit jederzeit möglich). Außerdem gibt es eine Prozessvorlage zur elektronischen Signatur + 30 Signaturen sowie eine weitere Prozessvorlage nach Wahl gratis dazu.
Weitere Informationen zur JobRouter®-Digitalisierungsplattform sowie zum Angebot finden Sie hier.