Was sind die wichtigsten Merkmale und Einsatzmöglichkeiten der Technologie? Dokumente, sei es in Papierform oder in digitaler Form, spielen in Unternehmen und in der Verwaltung eine sehr große Rolle. Dabei enthalten Dokumente zum einen Datensätze mit Informationen, welche für die Durchführung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen notwendig sind. Zum anderen unterliegen Dokumente einem Lebenszyklus, bei dem sie von der Erstellung über die Bearbeitung bis zur Archivierung und anschließender Löschung verschiedene Phasen durchlaufen. Durch den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems kann das Dokumentenhandling in Unternehmen und der Verwaltung effizienter gestaltet werden. Ein Dokumentenmanagementsystem kann i. d. R. für die Prozessierung von Dokumenten folgende Möglichkeiten bieten:
Suche: Volltextsuche, Metadatensuche, Tagging und Verschlagwortung
Bearbeitung: Kollaboration, teilen von Dokumenten, digitale Signatur, Versionierung
Aufbewahrung: Archivierung, Retention, Rollen- und Berechtigungskonzept, Rechts- und Revisionssicherheit
Löschung: Löschkonzept
Vernetzung: Integration mit Business-Anwendungen und Geschäftspartnern
Automatisierung: Automatisierung von Geschäftsprozessen
Workflow: Digitalisierung von Geschäftsprozessen und Steuerung von Aufgaben
Wie kann die Technologie zur Verbesserung und Effizienzsteigerung von Prozessen beitragen? Ein Dokumentenmanagementsystem kann mit Standardfunktionen sowohl für einfache Prozessgestaltungsmöglichkeiten also auch mit erweiterten Funktionen und Integration mit weiteren Systemen (z. B. ERP-Systeme) für komplexe und übergreifende Prozesse eingesetzt werden. Als integraler Bestandteil von Business-Anwendungen kann eine nahtlose Abwicklung von Geschäftsprozessen beispielsweise über Workflows und die Vermeidung von fehleranfälligen Medienbrüchen gewährleisten werdet. In diesem Zuge können Prozesse End-to-End-automatisiert, durch die Reduzierung manueller Tätigkeiten effizienter und transparent gestaltet werden.
Mit dem zunehmenden Trend zum mobilen Arbeiten können Dokumentenmanagementsysteme dazu beitragen, dass Anwenderinnen und Anwender orts-, zeit- und geräteunabhängig auf Unternehmensinhalte zugreifen und sich somit ohne orts-, zeit-, gerätebedingte Abhängigkeiten an Prozessen beteiligen können.
Ein Dokumentenmanagementsystem kann durch seine zahlreichen funktionalen Möglichkeiten dazu beitragen, dass sich der Digitalisierungs- und Automatisierungsgrad und die Optimierung von Prozessen steigern lassen.
Welche Faktoren sollten bei der Implementierung und Verwendung der Technologie beachtet werden, um optimale Ergebnisse zu erzielen? Bei dem Einführungsvorhaben eines Dokumentenmanagementsystems sollten der geschäftliche Kontext, der Nutzungsbezug und der IT-Kontext (z. B. Umsysteme und Business-Anwendungen) untersucht werden. Dabei ist es unter anderem wichtig, den vorhandenen Dokumentenbestand, die Prozesse und die regulatorischen Vorgaben (z. B. gesetzliche Anforderungen und Unternehmensrichtlinien) zu analysieren. So können Schwachstellen und Optimierungspotenziale aufgezeigt und das Zielsystem mit dem benötigten Funktionsumfang gestaltet und implementiert werden. Sowohl bei der Analysephase als auch bei der Gestaltung des Zielsystems sollten die entsprechenden Stakeholder (z. B. Prozessverantwortliche, User, IT) mit einbezogen werden. Dokumentenmanagementsysteme bieten ein sehr hohes Digitalisierungs- und Automatisierungspotenzial. Bevor jedoch dieser Schritt gegangen wird, ist es essenziell, dass zunächst die Optimierung oder Anpassung der Prozesse vorgenommen wird und anschließend die Systemumsetzung. So kann die höchste Effizienz erzielt werden.
